Online & Mobile Reisekostenerfassung und Reisekostenabrechnung

Gehören Geschäftsreisen zu Ihrem Alltag? Dann erfassen Sie mit der PACS Software einfach und schnell Ihre Reisekosten & rechnen diese ab. Wir unterstützen Sie bei Ihrer korrekten Reisekostenabrechnung!

Reisekosten erfassen & abrechnen

Die Vielzahl der Reiseausgaben steuerrechtlich korrekt zu erfassen, stellt einen Zeitaufwand dar, den jeder Berater oder Ingenieur nur allzu gerne vermeiden möchte. Deshalb unterstützt Sie die PACS Reisekostenerfassung bei der korrekten Eingabe. Erfasst werden alle Reisekosten direkt auf den Kostenträger bzw. das Projekt. Dabei ist es egal, ob es sich um ein Kundenprojekt oder ein internes Projekt handelt.

Die Spesensätze und Abzugsbeträge werden automatisch pro Reisetag nach Abwesenheitsdauer und Zielland ermittelt (Inland oder Ausland). Zusätzlich werden alle weiteren Ausgaben nach den festgelegten Kostenarten (Hotel, Frühstück, Flug, Bus/Bahn/Taxi, Privat-/Firmen-Pkw, usw.) steuerrechtlich korrekt eingetragen.

Demzufolge müssen Sie für die monatliche Erstellung Ihrer Reisekostenabrechnung dann nur noch einen Bericht aufrufen!

  • Erfassen Sie online & mobil Ihre Reisekosten

  • Erstellen Sie schnell Ihre digitale Reisekostenabrechnung

  • Rechnen Sie Ihre Reisekosten richtig ab

  • Monatliche Reisekostenabrechnung für Ihre Mitarbeiter

  • Direkte Weiterberechnung an Ihren Kunden

  • Individuelle Spesensätze & Kostenarten

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Highlights

  • Reisekostenabrechnung auf Knopfdruck

  • Eingabe des Brutto Ausgabebetrages (Automatische Ermittlung der Nettowerte)

  • Automatische Ermittlung des Verpflegungsmehraufwands nach deutschem und österreichischem Recht (Spesenpauschale bzw. Tagegeld mit Abzug Frühstück, Mittagessen, Abendessen für Inland & Ausland)

  • An Ihren Kunden verrechenbar, nicht verrechenbar oder teilweise verrechenbar

  • Belegnummer & Belegland (mit Unterscheidung Inland und Ausland wegen der Vorsteuerabzugsmöglichkeit)

  • Von Ihrem Mitarbeiter bezahlt oder über die Firma direkt abgerechnet (via Kreditkarte)

  • Reisekostenvorschüsse & Auszahlungsmarkierung

  • Add-On Fremdwährungen: Spesen in beliebiger Belegwährung mit aktuellem Wechselkurs erfassen

Optimierte Bedienung für jeden Bedarf

Wenn Sie Reiseausgaben zwischendurch im Zug oder Flugzeug erfassen möchten, ist hierfür die PACS Mobile App am besten geeignet. Alternativ können die Berater oder Ingenieure für die Eingabe der Reisekosten auch den PACS Web Client oder dem Rich Client wählen.

Die für Sie beste Einsatzvariante hängt von den intern definierten Prozessen und den eigenen Aufgaben & Verantwortungen ab. Ebenso können Sie aber auch alle drei Varianten parallel nutzen. Dabei hat jede Oberfläche seine speziellen Vorteile. So kann jeder Mitarbeiter die eigenen Reiseausgaben komfortabel & schnell erfassen.

Nutzen Sie die erfassten Reisekosten für weitere Zwecke

Die erfassten Reisekosten bilden nicht nur die Grundlage für die Reisekostenabrechnung des Mitarbeiters, sondern liefern auch die Basis für die Fakturierung an den Projektauftraggeber. Daher sollten auch die mit Firmenkreditkarte bezahlten Ausgaben erfasst werden.

Als Ergebnis werden die Daten für unterschiedliche Zwecke genutzt: als Reisekostenabrechnung der Mitarbeiter, als Detailnachweis zur Fakturierung gegenüber dem Kunden und zur Berücksichtigung im Projektcontrolling und Unternehmenscontrolling.

Weiterberechnung an Ihren Kunden & Export für die FIBU

Auch der Ablauf zur Weiterberechnung von Reiseausgaben an Ihren Kunden vereinfacht sich. Die auf den Projekten erfassten Kostenpositionen können Sie direkt über die integrierte PACS Projektabrechnung fakturieren. Im Rechnungsanhang werden diese bei Bedarf als Nachweis einzeln aufgelistet.

In einem nächsten Bearbeitungsschritt können Sie diese erfassten Reisekosten-Positionen (inkl. hinterlegter Kontonummern) zudem über die PACS Reisekosten-Exportschnittstelle so aufbereiten, dass sie direkt in der FIBU eingelesen werden können.

Die Projektprozesse der PACS Projektcontrolling und Projekt-ERP Software helfen allen Beteiligten und somit der Firma viel Zeit und Geld zu sparen! Zudem verbessert sich die Qualität & Aussagefähigkeit Ihres Projektcontrollings.

Erstellen Sie professionelle Berichte zu Ihren Reisekosten

Alle Daten in PACS sind aktuell, abgestimmt & direkt abrufbar. So sind Sie immer auf dem neuesten Stand, kennen die aktuelle Situation Ihres Projektes und können agil auf Abweichungen reagieren.

Darüber hinaus kann jeder Mitarbeiter direkt über den integrierten Reportaufruf die eigenen erfassten Reisekosten in Berichten anzeigen und ausdrucken (Deutsch oder Englisch).

Mit anderen Worten, die PACS Software unterstützt Sie in vielen Bereichen der kaufmännischen Projektverwaltung. Unser Ziel ist es, dass jeder Benutzer für seinen Verantwortungsbereich jederzeit den Überblick hat und Ihre Firma insgesamt alle Projekte besser steuern kann!

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