Reisekosten erfassen und abrechnen – digital, korrekt und vollständig
Von unterwegs bis zur Buchhaltung: Die PACS Software bildet Ihre gesamte Reisekostenabwicklung digital ab – vom Erfassen über die Freigabe und Prüfung bis zur Abrechnung und Weiterverrechnung. So können Sie Reisekosten strukturiert und steuerlich korrekt erfassen und abrechnen – effizient, nachvollziehbar und mobil.
Reisekosten strukturiert erfassen und korrekt abrechnen
Die PACS Software unterstützt Ihre Mitarbeitenden dabei, Reisekosten einfach zu erfassen und korrekt abzurechnen – für interne und externe Projekte. Alle Positionen wie Hotel, Flug, Verpflegung oder Kilometergeld lassen sich projektbezogen oder auf den Kostenträger buchen.
Spesensätze und Abzugsbeträge werden automatisch je Reisetag berechnet – basierend auf Abwesenheitsdauer, Zielort und Landesrecht (z. B. Deutschland & Österreich).
Funktionshighlights:
Online- und mobile Erfassung
Spesenabrechnung mit automatischer Pauschalenberechnung
Netto-/Brutto-Berechnung mit Vorsteuerabzug
Verrechenbar / nicht / anteilig verrechenbar
Belegland & Belegnummer je Position
Reisekostenvorschüsse & Auszahlungsstatus
Add-On: Währungen & Wechselkurse mit aktueller Kursberechnung
Optimierte Bedienung für jeden Bedarf
Ob unterwegs im Zug oder stationär im Büro: Mit PACS erfassen Ihre Mitarbeitenden ihre Reiseausgaben über die Mobile App, den Web Client oder den Rich Client. Alle drei Oberflächen sind miteinander kombinierbar und passen sich den internen Prozessen an.
Vorteile:
Plattformunabhängige Nutzung
Optimiert für Berater:innen, Ingenieur:innen & Projektteams
Ideal für internationale Einsätze & flexible Teams
Genehmigungsprozesse einfach gestalten
Mit dem integrierten Freigabeworkflow (bis zu 3 Stufen) geben Sie Reisekosten strukturiert frei – vom Vorgesetzten über Controlling bis zur Buchhaltung oder das Management.
Sie legen individuell fest, welche Stufen durchlaufen werden müssen. So ist sichergestellt, dass nur freigegebene Kosten weiterverarbeitet oder exportiert werden (z. B. nach DATEV).
Reisekosten erfassen – für Abrechnung & Controlling
Erfasste Reiseausgaben dienen nicht nur der Abrechnung mit dem Mitarbeitenden, sondern auch als Grundlage für die Projektfaktura oder zur Einbindung ins Projektcontrolling.
Deshalb ist es wichtig, auch Kreditkartenzahlungen und interne Buchungen exakt zu dokumentieren.
Mehrfachnutzung:
Interne Abrechnung mit Mitarbeitenden
Nachweise für externe Kundenabrechnung
Basis für Controlling & Projektberichte
Eingaben validieren & Fehler vermeiden
Damit Ihre Abrechnungen korrekt sind, bietet PACS umfassende Eingabeprüfungen:
So können z. B. Pflichtfelder definiert oder kritische Eingaben blockiert werden – etwa bei fehlerhaften Beträgen, fehlenden Belegen oder nicht freigegebenen Positionen.
Zwei Prüfoptionen:
Warnung mit Info an Projektleitung
Sperre bei Pflichtfeldverletzung oder Regelverstoß
Reisekosten weiterverrechnen & an die Buchhaltung übergeben
Übernehmen Sie Reiseausgaben direkt in die Projektabrechnung – z. B. zur Weiterberechnung an Kunden.
Alle Reisekostenpositionen lassen sich einzeln als Rechnungsanhang ausgeben. Außerdem können sie via Exportschnittstelle direkt in die FIBU übergeben werden – inkl. Kontonummern und Kategorisierung.
Ergebnis:
Weniger manuelle Nacharbeit
Schnellere Abrechnung
Höhere Datenqualität im Projektcontrolling
Übersicht behalten – mit Reportfunktion für Reisekosten
Alle Reisekosten stehen in Echtzeit für Reports zur Verfügung – nach Rolle, Zeitraum, Projekt oder Mitarbeitenden filterbar.
Berichte sind mehrsprachig (DE/EN) und individuell aufrufbar. Auch Mitarbeitende können ihre erfassten Reisekosten direkt einsehen, drucken oder exportieren.
Ziel: Klare Transparenz für Mitarbeitende, Projektleitung & Controlling – jederzeit.
