Mit Projektcontrolling die Wirtschaftlichkeit
Ihrer Projekte sichern!

Behalten Sie durch Controlling alle Projekte im Blick
& greifen rechtzeitig bei Abweichungen ein!

Was ist Controlling? Und wie setzt man es im eigenen Unternehmen um?

Mit Projektcontrolling steuern Sie Ihre Projekte über die gesamte Laufzeit hinweg.
Sie schaffen Transparenz und können bei Abweichungen von Kosten oder vom Zeitplan sofort eingreifen.

Was sind die Aufgaben des Projektcontrollings?

Besonders bei projektorientiert arbeitenden Dienstleistern hat das Projektcontrolling eine zentrale Bedeutung. Denn die Performance der einzelnen Projekte beeinflusst maßgeblich den Erfolg und die Liquidität des gesamten Unternehmens.

Projektcontrolling & Projektsteuerung betreffen alle Phasen des Projektprozesses.

Bereits bei der Angebotskalkulation und Auftragskalkulation ist die fundierte Planung & Kalkulation der einzelnen Kunden-Projekte ein wichtiger Baustein.

In der Planung & Kalkulation müssen die benötigten Mitarbeiterkapazitäten (als Eigenleistungen in Form von Stunden) ebenso berücksichtigt werden wie die Nebenkosten (Reisekosten) und Fremdleistungen. Letztere sind relevant, wenn spezielles externes Knowhow hinzugekauft werden muss oder ganze Projektbestandteile an Dritte outgesourct werden. Dies kann beispielsweise das Einholen von Expertengutachten oder die Fertigung von Prototypen betreffen.

Auch für die kostenseitige Bewertung der benötigten Kapazitäten und Fremdleistungen liefert das Projektcontrolling die notwendigen Daten. Die angebotenen Tagessätze und Drittleistungen werden getrennt von den eigenen Einkaufspreisen verwaltet.

In der Projektdurchführung liefert das Projektcontrolling wichtige Daten & Fakten zum jeweiligen Projektstatus. Die laufende Projektkontrolle über Plan-Ist-Vergleiche oder Kennzahlen ermöglichen dem Projektverantwortlichen rechtzeitig Maßnahmen zur Projektsteuerung zu ergreifen. Diese können zum einen in der Erweiterung der benötigten Kapazitäten oder dem Zukauf von externen Leistungen bestehen. Oder aber auch darin, mit dem Projektauftraggeber einen Nachtrag zu vereinbaren.

Nach Projektabschluss zeigen die Nachkalkulationen die tatsächlich erzielten Ergebnisse. Die daraus gewonnenen Erkenntnisse können wiederum dazu genutzt werden, um für vergleichbare Projekte in Zukunft besser und gewinnbringender zu kalkulieren.

PACS Projektcontrolling Begriffe

Wie kann Software Ihr Projektcontrolling unterstützen?

Eine Projektcontrolling Software kann in vielen Bereichen unterstützen. Insbesondere kann sie die Wirtschaftlichkeit im Blick behalten.

Sind die Daten für ein einzelnes Projekt noch überschaubar, so steigt die Komplexität bei der parallelen Abwicklung mehrerer Projekte mit einer Vielzahl von Beratern & Ingenieuren. Dabei gehen Effizienz und Transparenz verloren und die Unsicherheit wächst.

Deshalb beinhaltet ein speziell auf diese Themen ausgerichtetes Projektcontrolling und Projekt-ERP System umfangreiche Funktionen zum Projektmanagement, zur Projektsteuerung und zum Projektcontrolling.

Die Softwarelösung eignet sich umso besser, je mehr sie auf die Geschäftsprozesse und damit auf die entscheidungsrelevanten Steuerungskriterien des Unternehmens zugeschnitten ist. Der Unternehmenserfolg kann so nachhaltig gesichert werden!

Die PACS Performer Software deckt genau diese Anforderungen speziell für Beratungsunternehmen, Beratende Ingenieure, Engineering-Unternehmen oder Abteilungen von Konzerngesellschaften ab.

Sie stellt dazu wichtige Funktionen bzw. Module bereit, die auf die unterschiedlichen Aufgaben spezialisiert sind:

  • Verschiedene Varianten zur Planung & Budgetierung von Projektzeiten und Fremdleistungen

  • Eine auftragsbezogene Projektkalkulation

  • Einfache & schnelle Möglichkeit für die Zuordnung erbrachter Zeiten und angefallener Kosten (Reisekosten & Fremdleistungen) zu Projekten

  • Zuordnung der Projekteinnahmen zu den Projektaufträgen, auch durch eine integrierte Projektabrechnung von erfassten Zeiten & Kosten

  • Flexible Auswertungen & Projektreportings auf Basis von Echtzeitdaten

Mit der PACS Projektcontrolling & Projekt-ERP Software können Sie alle Daten erfassen & abfragen. Welche für Sie entscheidend sind, können Sie dabei aus einem Pool von Standard-Kriterien auswählen. Wenn Ihre Sichtweise davon abweicht, können die Kriterien und zugehörigen Projektberichte bei Bedarf auch an Ihre Bedürfnisse angepasst werden!

Aufgabengebiete einzelner PACS Module mit Beispielen
von möglichen Steuerungskriterien

Projektakquise (Symbol)

Projektakquise & Angebotserstellung

  • Angebotsvolumen je Stufe im Verkaufsprozess oder je Akquisiteur
  • Anzahl erstellter Angebote um einen Auftrag zu erhalten
  • Zeitaufwand der Akquisition
  • Provisionen je Akquisiteur

Projektplanung (Gantt-Symbol)

Projektplanung & Budgetierung

  • Planung von Aufgaben/Projektschritten
  • Projektkalkulation
  • Budget pro Monat oder KW
  • Budgets der Projektschritte & Mitarbeiter
  • Mitarbeiterauslastung pro Monat/KW
  • Inhaltliche Fertigstellung in %

PACS Projektverwaltung

Projektauftrag & Projektverwaltung

Projektabrechnung (Symbol)

Integrierte Projektabrechnung

  • Auftragsvolumen, davon fakturiert
  • Erbrachte Leistungen, davon fakturiert/
  • noch nicht fakturiert
  • Fakturierte Nebenkosten und Fremdleistungen
  • Ø Rechnungshöhe
  • Vereinbarte Ziele mit den Mitarbeitern für ein Geschäftsjahr
  • Verkauftes Projektvolumen
  • Fakturierbare Tage, fakturierter Umsatz

Projektzeiterfassung (Symbol)

Mitarbeiter Zeiterfassung

  • Erfasste Projektzeiten
  • Honorarsatz pro Tag
  • Fakturierte Tage
  • Anteil nicht verrechenbarer Arbeitszeiten
  • Mobile und online Erfassung

Wir zeigen Ihnen anhand einiger Beispiele, wie die Nutzung der einzelnen Steuerungskriterien in Ihrem Unternehmen konkret aussehen kann.

Woher kommen die benötigten Detailinformationen?

Eine Finanzbuchhaltung (FIBU) kann diese nicht liefern. Der Grund dafür ist, dass sie sich primär am Handelsrecht und Steuerrecht orientieren.

Sie können zwar über die Kostenträgerrechnung die Umsätze & Fremdkosten den Projekten zu ordnen. Jedoch ist die exakte Bewertung der erbrachten Arbeitsstunden einzelner Mitarbeiter hier nur sehr schwer möglich. Zudem stehen die FIBU-Daten meist nur einem kleineren Personenkreis zur Verfügung.

Meistens erhält man die Daten auch erst nach Monatsende. Für eine aktive Projektsteuerung ist dies aber viel zu spät!

Ein effizientes Controlling erfordert eine frühzeitige & enge Einbeziehung von Leistungsdaten aller Mitarbeiter und Fremddienstleister bzw. Lieferanten.

Deren zeitnahe Bereitstellung lässt sich nur realisieren, wenn alle Beteiligten des Projektprozesses ihren Beitrag dazu leisten. Und das am besten einfach & schnell, weshalb die Eingaben bereits zum Zeitpunkt des Entstehens erfolgen sollten.

Dies ist ein weiterer Faktor, wobei die PACS Projektcontrolling & Projekt-ERP Software mit den richtigen Erfassung Tools unterstützen kann!

Umsetzungswerkzeuge & Instrumente

Transparenz ist das A und O! Um diese für Ihre Projekte zur Verfügung zu stellen, sind folgende Methoden & Darstellungen in die PACS Projektcontrolling und Projekt-ERP Software integriert.

Deckungsbeitrag

für Projekte
  • Ein positiver Deckungsbeitrag