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Projektcontrolling

Mit Projektcontrolling aus der Vergangenheit lernen,
die Gegenwart überblicken und die Zukunft planen.

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Projektcontrolling – Konzepte, Instrumente & Realisierung

Was ist Controlling und speziell Projektcontrolling? Und wie realisiert man es? Wir erklären Ihnen hier den Begriff, die Aufgaben & Ziele, sowie Umsetzungswerkzeuge & Instrumente und zudem wie Sie Projektcontrolling-Software in Ihrem Unternehmen einsetzen können.

Definition Controlling

Was bedeutet Controlling eigentlich? Und was ist speziell Projektcontrolling? Das Wort „Controlling“ stammt aus dem Englischen, doch anders, als man im ersten Moment vermuten mag, steht es nicht unbedingt für „Kontrollieren“.
Das kann es zwar durchaus auch bedeuten, doch im betriebswirtschaftlich-technischen Verständnis ist eher die „Steuerung“ gemeint. Das ist auch die Sichtweise, wie wir Controlling in PACS realisiert haben: als Möglichkeit für die einzelnen Geschäftsprozesse wichtige Steuerungsinformation bereitzustellen.

Projektcontrolling steht demnach also für Projektsteuerung.

PACS Projektcontrolling Wortwolke

Definition Projektcontrolling

DIN 69901 beschreibt Projektcontrolling als eine Art Regelkreis zur Sicherung des Erreichens der Projektziele durch: Soll-Ist-Vergleich, Feststellung der Abweichungen, Bewerten der Konsequenzen und Vorschlagen von Korrekturmaßnahmen, Mitwirkung bei der Maßnahmenplanung und Kontrolle der Durchführung.

Etwas allgemeiner formuliert werden unter Projektcontrolling also alle Maßnahmen zusammengefasst, die dem Erreichen der Projekt-Zielvorgaben dienen. Dabei kann unterschieden werden in:

  • Einzel-Projektcontrolling: im Fokus steht die erfolgreiche, rentable und termingerechte Abwicklung eines einzelnen Projektes.

  • Multi-Projektcontrolling: berücksichtigt die Gesamtheit aller Projekte unter Einbeziehung verfügbarer Kapazitäten und Ressourcen. Die Methoden sind dabei grundsätzlich dieselben wie beim Einzel-Projektcontrolling, aber es werden mehrere bzw. alle Projekte verdichtet betrachtet.

Aufgaben & Ziele des Projektcontrollings

Wieso ist Projektcontrolling so wichtig für Unternehmen? Projektcontrolling ist die Basis für die erfolgreiche Abwicklung eines Projektes. Steigender Kostendruck und die Notwendigkeit zu Rationalisierungsmaßnhamen und die Tatsache, dass Projekte nicht immer planungsgemäß verlaufen, führen dazu, dass ein Instrument zur Beobachtung und Steuerung von Kosten und Terminen benötigt wird.

Das Projektcontrolling soll bei den Projektmanagement-Aufgaben unterstützen. Außerdem ist es das Verbindungsstück zwischen einerseits Projektplanung, Projektsteuerung und Projektkontrolle und andererseits dem Unternehmenscontrolling.

Besonders bei projektorientiert arbeitenden Dienstleistern nimmt das Projektcontrolling eine zentrale Bedeutung ein, denn die Performance der einzelnen Projekte beeinflusst den Erfolg und die Liquidität des gesamten Unternehmens maßgeblich. Das übergeordnete Ziel ist hier also eine langfristig gesunde Unternehmens-Entwicklung.

Umsetzungswerkzeuge & Instrumente von Projektcontrolling

Deckungsbeitrag

für Projekte
    • Ein positiver Deckungsbeitrag ist das übergeordnete Ziel aller Projekte. Grob gesagt werden dazu dem Umsatz des Projektes die Kosten der Leistungserbringung gegenübergestellt.
    • Den mit Abstand größten Kostenfaktor bilden dabei die Personalkosten. Diese können bereits durch die Zeiten-Buchung der Mitarbeiter direkt auf Projekte zugeordnet werden.
    • Aber es gibt auch Gemeinkosten (für Büromiete, Fuhrpark usw.), die keinem Projekt zugeordnet werden können. Diese müssen daher über einen Umlageschlüssel auf die einzelnen Projekte aufgeteilt werden.

Plan-Ist-Vergleich

für Projekt-Budgets
    • Der permanente Budget-Ist-Abgleich ist das wichtigste Instrument zur Aufdeckung von Fehlentwicklungen.
    • Stellt man die Ist-Werte den Budget-Werten gegenüber, wird deutlich, ob sich das Projekt, einzelne Auftragspositionen oder Projektphasen noch innerhalb des geplanten Budgets bewegen bzw. wie viel Budget noch verfügbar ist.
    • Abweichungen vom Plan lassen sich so schon frühzeitig aufdecken.

Ampelcontrolling

für Projekt-Kennzahlen
    • Beim Ampelcontrolling geht es um die farbliche Hervorhebung von Projekt-Kennzahlen: grün, wenn alles ok ist, gelb, wenn die Werte drohen, den Zielbereich zu verlassen & rot, wenn der Zielbereich verlassen wurde.
    • Oft werden hierfür tatsächlich Ampelsymbole verwendet, wobei eine farbliche Hinterlegung der Kennzahlen genauso wirkungsvoll und deutlich platzsparender ist.

Ein Blick in die Praxis

Um Projektcontrolling in einem Unternehmen dauerhaft etablieren zu können, benötigt man neben einem gewissen betriebswirtschaftlichen Verständnis auch entsprechende Voraussetzungen in der Infrastruktur, u.a.:

Um die Vielzahl von Anforderungen und die hohe Komplexität im Griff zu behalten, existieren auf dem Markt spezielle Projekcontrolling-Software-Lösungen. Und gerade bei einer größeren Anzahl von Projekten geht auf die Dauer kaum ein Weg an einem IT-gestützen Controlling-System vorbei.

PACS Software ist das Controlling-Tool,
das für Sie alles im Blick hat.

Aber was kann man alles mit der PACS Projektcontrolling Software machen? Weitere Informationen finden Sie hier.

Weblinks & weiterführende Literatur

Sie finden das Thema Projektcontrolling interessant und würden gerne mehr darüber wissen? Auf dem Büchermarkt sowie im Internet finden sich zahlreiche interessante Fachpublikationen, die noch tiefer in die Thematik einsteigen. Wir können Ihnen bspw. empfehlen: