Mit Projektcontrolling die Wirtschaftlichkeit
Ihrer Projekte sichern!

Behalten Sie durch Controlling alle Projekte im Blick
& greifen rechtzeitig bei Abweichungen ein!

Was ist Controlling & wie kann man es
im eigenen Unternehmen realisieren?

Mit Projektcontrolling steuern Sie Ihre Projekte über die gesamte Laufzeit hinweg.
Sie schaffen Transparenz und können bei Abweichungen von Kosten oder vom Zeitplan sofort eingreifen.

Was sind die Aufgaben des Projektcontrollings?

Besonders bei projektorientiert arbeitenden Dienstleistern hat das Projektcontrolling eine zentrale Bedeutung. Denn die Performance der einzelnen Projekte beeinflusst maßgeblich den Erfolg und die Liquidität des gesamten Unternehmens.

Projektcontrolling & Projektsteuerung betreffen alle Phasen des Projektprozesses.

Bereits bei der Angebots- und Auftragskalkulation ist die fundierte Planung & Kalkulation der einzelnen Kunden-Projekte ein wichtiger Baustein.

In der Planung & Kalkulation müssen die benötigten Mitarbeiter-Kapazitäten (als Eigenleistungen in Form von Stunden) ebenso berücksichtigt werden wie die Nebenkosten (Reisekosten) und Fremdleistungen. Letztere sind relevant, wenn spezielles externes Knowhow hinzugekauft werden muss oder ganze Projektbestandteile an Dritte outgesourct werden. Dies kann beispielsweise das Einholen von Expertengutachten oder die Fertigung von Prototypen betreffen.

Auch für die kostenseitige Bewertung der benötigten Kapazitäten und Fremdleistungen liefert das Projektcontrolling die notwendigen Daten. Die angebotenen Tagessätze und Drittleistungen werden getrennt von den eigenen Einkaufspreisen verwaltet.

In der Projektdurchführung liefert das Projektcontrolling wichtige Daten & Fakten zum jeweiligen Projektstatus. Die laufende Projektkontrolle über Plan-Ist-Vergleiche oder Kennzahlen ermöglichen dem Projektverantwortlichen rechtzeitig Maßnahmen zur Projektsteuerung zu ergreifen. Diese können zum einen in der Erweiterung der benötigten Kapazitäten oder dem Zukauf von externen Leistungen bestehen, oder aber auch darin, mit dem Projektauftraggeber einen Nachtrag zu vereinbaren.

Nach Projektabschluss zeigen die Nachkalkulationen die tatsächlich erzielten Ergebnisse. Die daraus gewonnenen Erkenntnisse können wiederum dazu genutzt werden, um für vergleichbare Projekte in Zukunft besser und gewinnbringender zu kalkulieren.

PACS Projektcontrolling Begriffe

Wie kann Software Ihr Projektcontrolling unterstützen?

Eine Projektcontrolling Software kann in vielen Bereichen unterstützen, insbesondere kann sie die Wirtschaftlichkeit im Blick behalten.

Sind die Daten für ein einzelnes Projekt noch überschaubar, so steigt die Komplexität bei der parallelen Abwicklung mehrere Projekte mit einer Vielzahl von Beratern & Ingenieuren. Effizienz und Transparenz gehen verloren und die Unsicherheit wächst.

Daher beinhaltet ein speziell auf diese Themen ausgerichtetes Projektcontrolling- und ERP-System umfangreiche Funktionen zum Projektmanagement, zur Projektsteuerung und zum Projektcontrolling.

Die Softwarelösung eignet sich umso besser, je mehr sie auf die Geschäftsprozesse und damit auf die entscheidungsrelevanten Steuerungskriterien des Unternehmens zugeschnitten ist. Der Unternehmenserfolg kann so nachhaltig gesichert werden.

Die PACS Performer Software deckt genau diese Anforderungen speziell für Beratungsunternehmen, Beratende Ingenieure, Engineering-Unternehmen oder Abteilungen von Konzerngesellschaften ab.

Sie stellt dazu wichtige Funktionen bzw. Module bereit, die auf die unterschiedlichen Aufgaben spezialisiert sind:

  • Verschiedene Varianten zur Planung & Budgetierung von Projektzeiten & Fremdleistungen

  • Eine auftragsbezogenen Projekt Kalkulation

  • Eine einfache & schnelle Möglichkeit für die Zuordnung erbrachter Zeiten und angefallener Kosten (Reisekosten & Fremdleistungen) zu Projekten

  • Die Zuordnung der Projekteinnahmen zu den Projektaufträgen, auch durch eine integrierte Projektabrechnung von erfassten Zeiten & Kosten

  • Flexible Auswertungen & Berichte auf Basis von Echtzeit-Daten

Mit der PACS Projektcontrolling & ERP- Software können Sie alle Daten erfassen & abfragen. Welche für Sie entscheidend sind, können Sie dabei aus einem Pool von Standard-Kriterien auswählen. Weicht Ihre Sichtweise davon ab, können die Kriterien und zugehörigen Berichte bei Bedarf auch an Ihre Bedürfnisse angepasst werden.

Aufgabengebiete einzelner PACS Module mit Beispielen möglicher Steuerungskriterien für Ihr Projektcontrolling

Projektakquise (Symbol)

Projektakquise & Angebotserstellung

  • Angebotsvolumen je Stufe im Verkaufsprozess oder je Akquisiteur
  • Anzahl erstellter Angebote, um einen Auftrag zu erhalten
  • Zeitaufwand Akquisition
  • Provisionen je Akquisiteur

Projektplanung (Gantt-Symbol)

Projektplanung & Budgetierung

  • Planung von Aufgaben/Projektschritten
  • Projektkalkulation
  • Budget pro Monat/KW
  • Schritt-Budget und Mitarbeiter-Budget
  • Mitarbeiter-Auslastung pro Monat/KW
  • Inhaltliche Fertigstellung in %

PACS Projektverwaltung

Projektauftrag & Projektverwaltung

  • Auftragsvolumen, Verkaufte Tage & Fremdleistungen (Projektkalkulation)
  • Fremdkosten
  • Erzielbares Projektergebnis
  • Lieferantenaufträge & Eingangsrechnungen

Projektabrechnung (Symbol)

Integrierte Projektabrechnung

  • Auftragsvolumen, davon fakturiert
  • Erbrachte Leistungen, davon fakturiert/
    noch nicht fakturiert
  • Fakturierte Nebenkosten und Fremdleistungen
  • Ø Rechnungshöhe

Icon Mitarbeiterziele

Mitarbeiter-Zielvorgaben

  • Vereinbarte Ziele mit den Mitarbeitern für ein Geschäftsjahr
  • Verkauftes Projektvolumen
  • Fakturierbare Tage, fakturierter Umsatz

Projektzeiterfassung (Symbol)

Mitarbeiter Zeitenerfassung

  • Erfasste Projektzeiten
  • Honorarsatz pro Tag
  • Fakturierte Tage
  • Anteil nicht verrechenbarer Arbeitszeiten
  • Arbeitszeitkonto
  • Urlaubskonto

Wir zeigen Ihnen anhand einiger Beispiele, wie die Nutzung der einzelnen Steuerungskriterien in Ihrem Unternehmen konkret aussehen kann.

Woher kommen die benötigten Detail-Informationen?

Eine Finanzbuchhaltung (FIBU) kann diese nicht liefern. Sie orientiert sich primär am Handelsrecht und Steuerrecht.

So können zwar über die Kostenträgerrechnung die Umsätze & Fremdkosten den Projekten zugeordnet werden, aber die exakte Bewertung der erbrachten Arbeitsstunden einzelner Mitarbeiter ist hier nur sehr schwer möglich.

Zudem stehen die FIBU-Daten meist nur einem kleineren Personenkreis zur Verfügung. Und das erst nach Monatsende.

Für eine aktive Projektsteuerung ist dies aber viel zu spät!

Ein effizientes Controlling erfordert eine frühzeitige & enge Einbeziehung von Leistungsdaten aller Mitarbeiter und Fremd-Dienstleister/Lieferanten.

Deren zeitnahe Bereitstellung lässt sich nur realisieren, wenn alle Projektprozess-Beteiligten ihren Beitrag dazu leisten und das einfach & schnell. Am besten erfolgen die Eingaben daher bereits zum Zeitpunkt des Entstehens.

Auch dabei kann die PACS Projektcontrolling- & ERP-Software mit den richtigen Eingabe Tools unterstützen!

Umsetzungswerkzeuge & Instrumente von Projektcontrolling

Transparenz ist das A und O! Um diese für Ihre Projekte zur Verfügung zu stellen, sind folgende Methoden & Darstellungen in die PACS Projektcontrolling- und ERP-Software integriert.

Deckungsbeitrag

für Projekte
    • Ein positiver Deckungsbeitrag ist das übergeordnete Ziel aller Projekte. Grob gesagt werden dazu dem Umsatz des Projektes die Kosten der Leistungserbringung gegenübergestellt. In der Angebotskalkulation bzw. Auftragskalkulation und der Nachkalkulation.
    • Den mit Abstand größten Kostenfaktor bilden dabei die Personalkosten. Diese können bereits durch die Zeiten-Buchung der Mitarbeiter direkt auf Projekte zugeordnet werden.
    • Aber es gibt auch Gemeinkosten (für Büromiete, Fuhrpark usw.), die keinem Projekt zugeordnet werden können. Diese müssen daher über einen Umlageschlüssel auf die einzelnen Projekte aufgeteilt werden.

Plan-Ist-Vergleich

für Projekt-Budgets & Mitarbeiter-Budgets
    • Der permanente Budget-Ist-Abgleich ist das wichtigste Instrument zur Aufdeckung von Fehlentwicklungen.
    • Stellt man die Ist-Werte den Budget-Werten gegenüber, wird deutlich, ob sich das Projekt, einzelne Auftragspositionen oder Projektphasen noch innerhalb des geplanten Budgets bewegen bzw. wie viel Budget noch verfügbar ist.
    • Abweichungen vom Plan lassen sich so schon frühzeitig aufdecken.

Ampelcontrolling

für Projekt-Kennzahlen
    • Beim Ampelcontrolling geht es um die farbliche Hervorhebung von Projekt-Kennzahlen: grün, wenn alles ok ist, gelb, wenn die Werte drohen, den Zielbereich zu verlassen & rot, wenn der Zielbereich verlassen wurde.
    • Oft werden hierfür tatsächlich Ampelsymbole verwendet, wobei eine farbliche Hinterlegung der Kennzahlen genauso wirkungsvoll und deutlich platzsparender ist.

Die PACS Software ist das Controlling-Tool,
das für Sie alles im Blick hat.

Aber was kann man alles mit der PACS Projektcontrolling Software machen? Weitere Informationen finden Sie hier.