Projektcontrolling – Konzepte, Instrumente & Realisierung

Was ist Projektcontrolling & wie realisiert man es? Begriffserklärung, Umsetzungswerkzeuge & Instrumente sowie Argumente für den Einsatz von Projektcontrolling-Software.

Der Begriff Projektcontrolling

Das Wort Controlling stammt aus dem Englischen, doch anders, als man im ersten Moment vermuten mag, steht es nicht unbedingt für Kontrollieren. Das kann es zwar durchaus auch bedeuten, doch im betriebswirtschaftlich-technischen Verständnis ist eher die Steuerung gemeint. Projektcontrolling steht demnach also für Projektsteuerung.

DIN 69901 beschreibt Projektcontrolling als eine Art Regelkreis zur Sicherung des Erreichens der Projektziele durch: Soll-Ist-Vergleich, Feststellung der Abweichungen, Bewerten der Konsequenzen und Vorschlagen von Korrekturmaßnahmen, Mitwirkung bei der Maßnahmenplanung und Kontrolle der Durchführung.

Etwas allgemeiner formuliert werden unter Projektcontrolling also alle Maßnahmen zusammengefasst, die dem Erreichen der Projekt-Zielvorgaben dienen. Dabei kann unterschieden werden in…

  • Einzel-Projektcontrolling: im Fokus steht die erfolgreiche, rentable und termingerechte Abwicklung eines einzelnen Projekts.
  • Multi-Projektcontrolling: berücksichtigt die Gesamtheit aller Projekte unter Einbeziehung verfügbarer Kapazitäten und Ressourcen. Die Methoden sind dabei grundsätzlich die selben wie beim Einzel-Projektcontrolling, aber es werden mehrere bzw. alle Projekte verdichtet betrachtet.

Aufgaben & Ziele des Projektcontrollings

Projektcontrolling ist die Basis für die erfolgreiche Abwicklung eines Projektes. Denn steigender Kostendruck und die Notwendigkeit zu Rationalisierungsmaßnhamen auf der einen Seite und die Tatsache, dass Projekte nicht immer planungsgemäß verlaufen, führen dazu, dass ein Instrument zur Beobachtung und Steuerung von Kosten und Terminen benötigt wird. Das Projektcontrolling soll in diesem Rahmen bei den Projektmanagement-Aufgaben unterstützen und das Verbindungsstück sein zwischen einerseits Projektplanung, Projektsteuerung und Projektkontrolle und andererseits dem Unternehmenscontrolling.

Besonders bei projektorientiert arbeitenden Dienstleistern nimmt das Projektcontrolling eine zentrale Bedeutung ein, denn die Performance der einzelnen Projekte beeinflusst den Erfolg und die Liquidität des gesamten Unternehmens maßgeblich. Das übergeordnete Ziel ist hier also eine langfristig gesunde Unternehmens-Entwicklung.

Umsetzungswerkzeuge & Instrumente

  • Meilensteintrendanalyse: Durch die Beobachtung, wie genau einzelne, im Vornherein festgesetzte Termine eingehalten werden können, lassen sich Aussagen treffen zur Termintreue von Folgeterminen und damit des Gesamtprojekts.
  • Plan-Ist-Vergleiche für Projektbudgets (Zeitbudgets & Kostenbudgets): Der permanente Plan-Ist-Abgleich (oder auch Soll-Ist-Abgleich) ist das wichtigste Instrument zur Aufdeckung von Fehlentwicklungen. Stellt man die Ist-Werte den Gesamt-Plan-Werten gegenüber, wird deutlich, ob sich das Projekt (oder der Projektschritt/ die Projektphase) noch im geplanten Budget bewegt bzw. wie viel Budget noch verfügbar ist. Falls die Planung jedoch feingliedriger vorgenommen wurde (also z.B. monatsweise), ist auch eine stichtagsbezogene Gegenüberstellung möglich. So lassen sich Abweichungen vom Plan schon frühzeitig aufdecken.
  • Ampelcontrolling: Beim Ampelcontrolling geht es um die farbliche Hervorhebung von Projekt-Kennzahlen. Grün, wenn alles ok ist, gelb, wenn die Werte drohen, den Zielbereich zu verlassen und rot, wenn der Zielbereich verlassen wurde. Dabei ist es letztlich völlig irrelevant, wie dies genau visualisiert wird. Oft werden hierfür tatsächlich Ampelsymbole verwendet, doch genauso gut (und deutlich platzsparender) ist eine einfache farbliche Hinterlegung der entsprechenden Kennzahlen.
  • Projekt-Deckungsbeitragsrechung: Ein übergeordnetes Ziel haben alle Projekte gemeinsam: einen positiven Deckungsbeitrag zu erwirtschaften. Dazu werden grob gesagt die Umsätze des Projekts den Kosten des Projekt gegenübergestellt. Neben den direkt einem Projekt zuordenbaren Kosten gibt es jedoch auch Gemeinkosten (für Miete, Fuhrpark usw.), die keinem Projekt direkt zugeordnet werden können. Um eine realistische Aussage zum Projekt-Deckungsbeitrag zu erhalten, müssen diese Gemeinkosten auf die einzelnen Projekt über einen fix definierten Umlageschlüssel aufgeteilt werden. Als Umlageschlüssel eignen sich bspw. die in einem Monat für das Projekt erbrachten Projektzeiten im Verhältnis zu den insgesamt im Monat gebuchten Projektzeiten. Auch die Gehaltskosten müssen selbstverständlich berücksichtigt werden – in modernen Dienstleistungs-Unternehmen immerhin der mit Abstand größte Kostenfaktor! Dies kann entweder über einen „kalkulatorischen Einkaufspreis“ (Mitarbeiter-Kosten pro Tag/ Stunde) realisiert werden, was jedoch nur einen Näherungswert darstellen kann (z.B. ermittelt aus den Vorjahresdaten). Oder man legt die tatsächlichen Gehaltskosten über einen fix definierten Umlageschlüssel auf die Projekte um, vergleichbar der o.g. Gemeinkostenumlage. Im Sinne der Integration des Projekcontrollings in das Unternehmenscontrollings ist zu guter Letzt zu bedenken, dass auch sog. interne Projekte Berücksichtigung finden müssen. Gemeint sind damit Backoffice- und Akquisetätigkeiten, Fortbildungen sowie Urlaubs- und Krankheitstage. Erst, wenn auch diese internen Projekte in die Betrachtung mit einfließen, erhält man eine belastbare Aussage zur Performance des Gesamt-Unternehmens bzw. einer Unternehmenseinheit (Business Unit).

Ein Blick in die Praxis

Um Projektcontrolling in einem Unternehmen dauerhaft etablieren zu können, benötigt man neben einem gewissen betriebswirtschaftlichen Verständnis auch entsprechende Voraussetzungen in der Infrastruktur, u.a.:

Um die Vielzahl von Anforderungen und die hohe Komplexität im Griff zu behalten, existieren auf dem Markt spezielle Projekcontrolling-Software-Lösungen. Und gerade bei einer größeren Anzahl von Projekten geht auf die Dauer kaum ein Weg an einem IT-gestützen Controlling-System vorbei.

PACS Projektcontrolling-Software

Weblinks & weiterführende Literatur

Sie finden das Thema Projektcontrolling interessant und würden gerne mehr darüber wissen? Auf dem Büchermarkt sowie im Internet finden sich zahlreiche interessante Fachpublikationen, die noch tiefer in die Thematik einsteigen. Wir können Ihnen bspw. empfehlen: