Projektcontrolling ist das Fundament erfolgreicher Projektarbeit – nicht nur eine Zahlenkontrolle, sondern ein strategisches Steuerungsinstrument. Es ist das Rückgrat erfolgreicher Projektarbeit – besonders in projektorientierten Dienstleistungsunternehmen, wie beratenden Ingenieuren, Consultants, Unternehmensberatungen oder Engineering-Unternehmen.
Denn nur wer seine Projekte aktiv steuert, sichert sich nachhaltigen Unternehmenserfolg, Liquidität und zufriedene Kunden.
Warum Projektcontrolling unverzichtbar ist
Projekte sind komplex – besonders, wenn viele Ressourcen, externe Partner und enge Budgets im Spiel sind. Klassische Excel-Listen und verzögerte Monatsberichte reichen da längst nicht mehr aus. Für nachhaltigen Projekterfolg brauchen Sie ein zukunftssicheres Projektcontrolling – unterstützt durch intelligente Software.
Ob Angebot, Projektplanung oder Durchführung – Projektcontrolling greift in jeder Phase. Es schafft Transparenz, ermöglicht schnelle Reaktionen bei Abweichungen und liefert die Basis für fundierte Entscheidungen. Besonders bei mehreren parallel laufenden Projekten mit verschiedenen Mitarbeitern und externen Dienstleistern wird die Übersicht zur Herausforderung. Hier helfen eine strukturierte Projektcontrolling-Strategie und die richtige Softwarelösung.
Die Aufgaben des Projektcontrollings im Überblick
Ein effektives Projektcontrolling umfasst:
- Planung & Kalkulation: Ermittlung der benötigten Mitarbeiterkapazitäten (Eigenleistungen), Fremdleistungen und Nebenkosten (Reisekosten). Dies ist die Grundlage für eine realistische Budgetierung.
- Projektverfolgung & Steuerung: Laufende Plan-Ist-Vergleiche und Kennzahlen unterstützen bei der aktiven Steuerung.
- Nachkalkulation: Auswertung der Projektergebnisse zur Optimierung zukünftiger Vorhaben.
Durch die konsequente Anwendung dieser Schritte können Unternehmen Budgetüberschreitungen frühzeitig erkennen, gezielt gegensteuern und ihre Projektprofitabilität steigern.
Warum klassisches Projektcontrolling nicht mehr ausreicht
In vielen Unternehmen basiert das Projektcontrolling noch auf fragmentierten Datenquellen: Finanzbuchhaltung, Stundenzettel, E-Mails. Das Problem? Die Daten kommen zu spät, sind unvollständig, nicht bedarfsgerecht strukturiert oder nur für einen kleinen Nutzerkreis verfügbar. Für eine aktive Projektsteuerung ist das zu langsam – denn Abweichungen müssen im Moment ihres Entstehens erkannt und korrigiert werden können.
Genau hier setzt moderne Projektcontrolling Software an: Sie verbindet operative und betriebswirtschaftliche Daten in Echtzeit – und schafft eine verlässliche Entscheidungsbasis.
So unterstützt Sie eine Projektcontrolling Software
Eine gute Projektcontrolling-Lösung wie PACS Software vereinfacht nicht nur Prozesse – sie macht Ihr Unternehmen steuerungsfähig. Die wichtigsten Vorteile:
- Aktuelle und strukturierte Daten: Jederzeit aktueller Überblick zu bedarfsgerecht strukturierte Daten, wie Projektzeiten, Kosten, Fremdleistungen und Budgets
- Integrierte Workflows: Von der Angebotserstellung bis zur Abrechnung – alles durchgängig abbildbar
- Transparenz & Vergleichbarkeit: Plan-Ist-Vergleiche, Ampelkennzahlen und flexible Dashboards machen Abweichungen sichtbar
- Skalierbarkeit: Ideal auch bei parallelen Projekten mit vielen Beteiligten
Je besser die Software auf Ihre Geschäftsprozesse abgestimmt ist, desto effektiver wird Ihr Controlling. Und genau hier liegt die Stärke von PACS: Die Lösung ist modular aufgebaut und lässt sich individuell konfigurieren.
Kostenseitige Bewertung im Projektcontrolling – mit Software wirtschaftlich steuern
Für eine wirtschaftlich fundierte Projektplanung ist es entscheidend, nicht nur Zeiten und Leistungen zu erfassen, sondern auch deren kostenseitige Bewertung präzise abzubilden. Die PACS Projektcontrolling Software stellt hierfür differenzierte Daten bereit: Sowohl interne Mitarbeiterkapazitäten als auch Fremdleistungen werden mit ihren jeweiligen Kosten hinterlegt.
Durch die getrennte Erfassung von internen Stundensätzen der Berater oder Ingenieure und der Einkaufswerte externer Leistungen entsteht ein realistisches Bild der Projektkosten – noch vor Projektstart. Bei Abgleich mit den angebotenen Tagessätzen können so bereits in der Angebotsphase Margen kalkuliert und wirtschaftliche Risiken minimiert werden.
PACS Funktionsvielfalt für Ihr Projektcontrolling
Die PACS Software ist mehr als ein klassisches Projektcontrolling-Tool. Sie bringt spezialisierte Module mit, die perfekt auf die Steuerungsbedarfe in Beratung, Engineering & projektbasierten Dienstleistern abgestimmt sind. Ob Projektakquise, Planung, Zeitmanagement oder Abrechnung – jedes Modul liefert konkrete Kennzahlen für Ihre Entscheidungsfindung.
Werkzeuge für mehr Transparenz im Projektcontrolling
Transparenz ist die Grundlage für fundierte Entscheidungen im Projektalltag. Deshalb stellt die PACS Projektcontrolling & Projekt-ERP Software gezielt Instrumente und Auswertungsmethoden zur Verfügung, die komplexe Projektdaten klar und verständlich aufbereiten.
Deckungsbeitrag
für Projekte- Ein positiver Deckungsbeitrag ist das übergeordnete Ziel aller Projekte. Grob gesagt werden dazu dem Umsatz des Projektes die Kosten der Leistungserbringung in der Angebots-/Auftrags- und der Nachkalkulation gegenübergestellt.
- Bei Beratungsunternehmen bilden den mit Abstand größten Kostenfaktor die Personalkosten. Diese können bereits durch die Zeiten-Buchung der Mitarbeiter direkt auf Projekte zugeordnet werden.
Aber es gibt auch Gemeinkosten, z.B. für Büromiete & Fuhrpark, die keinem Projekt direkt zugeordnet werden können. Diese müssen daher über einen Umlageschlüssel auf die einzelnen Projekte aufgeteilt werden.
Plan-Ist-Vergleich
für Projektbudgets und Mitarbeiterbudgets- Der permanente Budget-Ist-Abgleich ist das wichtigste Instrument zur Aufdeckung von Fehlentwicklungen.
- Wenn Sie die Ist-Werte den Budget-Werten gegenüber stellen, wird deutlich, ob sich das Projekt, einzelne Auftragspositionen oder Projektphasen noch innerhalb des geplanten Budgets bewegen bzw. wie viel Budget noch verfügbar ist.
Dadurch können Sie Abweichungen vom Plan schon frühzeitig aufdecken.
Ampelcontrolling
für Projektkennzahlen- Beim Ampelcontrolling geht es um die farbliche Hervorhebung von Projekt-Kennzahlen: grün, wenn alles ok ist, gelb, wenn die Werte drohen, den Zielbereich zu verlassen & rot, wenn der Zielbereich verlassen wurde.
- Oft werden hierfür tatsächlich Ampelsymbole verwendet, wobei eine farbliche Hinterlegung der Kennzahlen genauso wirkungsvoll und deutlich platzsparender ist.
Woher kommen die richtigen Informationen für Ihr Controlling?
Viele verlassen sich auf ihre Finanzbuchhaltung (FIBU) – doch für das operative Projektcontrolling ist sie zu sehr zeitlich nachgelagert und zu grob für das Projektcontrolling. Zwar lassen sich dort Umsätze und Kosten zuordnen, aber Arbeitsstunden oder Auslastung einzelner Mitarbeitender lassen sich kaum nachvollziehen. Zudem sind FIBU-Daten oft nur einem kleinen Personenkreis zugänglich – und liegen meist erst Wochen später vor.
Eine effiziente Steuerung braucht jedoch zeitnahe, dezentrale und kontextbezogene Informationen – direkt aus den Projekten. Genau deshalb ist es entscheidend, dass alle Beteiligten – vom Projektleiter bis zum Consultant – ihren Beitrag zur Datenerfassung leisten können. Die PACS Software bietet dafür intuitive Erfassungsmöglichkeiten, mobil & webbasiert – direkt im Projektalltag.
Fazit: Projektcontrolling digitalisieren – mit System und Strategie
Wer Projekte wirtschaftlich steuern will, braucht die Kontrolle über Zeit, Kosten und Ressourcen. Die spezialisierte Software PACS Software macht Ihr Projektcontrolling nicht nur effizienter, sondern auch intelligenter. So können Sie frühzeitig eingreifen, präziser kalkulieren und Ihre Projektlandschaft nachhaltig profitabel gestalten.
Mit einem durchdachten Projektcontrolling und der PACS Software schaffen Sie die Basis für langfristigen wirtschaftlichen Erfolg.
Sie möchten Ihre Projektlandschaft endlich im Griff haben? Dann ist jetzt der richtige Zeitpunkt, sich mit PACS auf den Weg zu machen.
