Einfache Projektabrechnung
mit PACS Software

Direkt aus der Projektverwaltung aufrufen.

Projektabrechnung mit der PACS Software

Alle Ihre Abrechnungsinfos projektübergreifend in einem System

Möchten Sie Ihre Projekte mühelos und zügig abrechnen? Dann ist die PACS Software die perfekte Lösung für Sie! Sie umfasst den kompletten Fakturierungsprozess, von der Erfassung der projektbezogenen Arbeitsstunden über die Rechnungsstellung bis hin zur Verbuchung von Zahlungseingängen und dem Mahnwesen.

Dabei bildet die vertragliche Vereinbarung mit Ihrem Kunden die solide Basis für eine reibungslose Abwicklung.

Dank der PACS Projektabrechnung behalten Sie stets den Überblick über Ihre Projekte: Welche Rechnungen sind bereits verbucht? Wie viel Umsatzpotenzial ist noch vorhanden? Welche Leistungen wurden bereits erbracht, aber noch nicht in Rechnung gestellt? Und welche Posten sind noch offen?

All diese Informationen lassen sich sowohl projektbezogen als auch firmenweit darstellen, sodass Sie jederzeit den perfekten Überblick haben.

Verschiedene Möglichkeiten der Projektabrechnung

  • Abrechnung von Festpreisen, nach Aufwand, Preislisten & Gebührenordnungen z.B. HOAI, HIA oder StBGebV
  • Abschlagsrechnung, Schlussrechnung, Stornorechnung & Korrekturrechnungen
  • Fakturierung von Honoraren & Nebenkosten (sortierbar nach Mitarbeitern, Leistungsarten/Kostenarten, Schritten, Tagessätzen/Stundensätzen)
  • Prüfen Sie abzurechnende Leistungen als Projektleiter & geben diese frei
  • Nachbearbeitungsmöglichkeit der Rechnungspositionen in der Rechnungsvorschau
  • Rabatt, Skonto, Sicherheitseinbehalt & Zuschuss
  • Detaillierter Tätigkeitsnachweis & Nebenkostennachweis als Anhang
  • Ausdruck der Rechnung auf eigenes Briefpapier
  • Export in PDF-Format
  • In verschiedenen Sprachen (z.B. Deutsch & Englisch) und Landesformaten
  • Mit USt.-ID-Nummer des Kunden (bei Rechnungen ins Ausland)
  • Kundenspezifisches Zahlungsziel
  • Rechnungsliste mit Zahlungen & offenen Posten
  • Mahnwesen mit vier Mahnstufen & Mahnungsdruck
  • Rechnungsassistent mit Stapelverarbeitungs-Funktion für automatisierte Massenabrechnung einer Vielzahl von Projekten
  • Seriendruck-Funktion für zeitsparenden Ausdruck & Export von Rechnungen & Mahnungen
  • Fakturierung in einer von der Leitwährung abweichenden Abrechnungswährung des Projektes (Add-On Währungen & Wechselkurse)
  • Direkt aus der Rechnungsansicht eine E-Rechnung (Add-On), wie Peppol BIS Billing oder die XRechnung erstellen

Rich Client - Liste der Ausgangsrechnungen

Rechnen Sie Ihre Projekte mit Ihrer Abrechnungsvariante ab

Bei der Erstellung Ihrer Rechnungen stehen Ihnen verschiedene Optionen zur Verfügung. So können Sie diese entweder auf Basis des tatsächlichen Aufwands oder kalkulatorischer Leistungen erstellen – entweder pauschal als Festpreis oder in Kombination aus Festpreis und Aufwand.

Des Weiteren haben Sie die Möglichkeit, eine Abschlags- oder Schlussrechnung zu erstellen, wobei bereits gestellte Rechnungen berücksichtigt werden.

Auch eine Abrechnung nach Honorar, Nebenkosten oder als Erfolgsbeteiligung stellt kein Problem dar. Hierbei können Sie beispielsweise Skonti gewähren oder einen Sicherheitseinbehalt oder Zuschuss berücksichtigen. Grundlage für Ihre Rechnungen können hierbei Ihre eigene Textvorlage oder Preisliste sowie die jeweilige Gebührenverordnung (z.B. HOAI, HIA oder StBGebV) bilden.

Unsere Dienstleistung präsentiert Ihnen eine breite Palette an Optionen, um Ihre Rechnungsgestaltung individuell und flexibel zu gestalten.

Durch spezielle Assistenten können Sie gleichzeitig mehrere Rechnungen erstellen (Stapelverarbeitung). Ebenfalls können Sie vordefinierte Rechnungen (Rechnungsvorschläge) und Mahnungen parallel ausdrucken, wodurch Sie Ihre monatlich wiederkehrenden Aufgaben in der Buchhaltung effektiv und schnell erledigen können.

Zur PACS Projektfaktura gehört nicht nur die Erstellung von Rechnungen, sondern auch die Möglichkeit der Erstellung von Gutschriften oder Stornorechnungen sowie das Mahnwesen.

Diese Daten sind nicht nur für die Projektabrechnung, sondern auch für die Finanzbuchhaltung von großer Bedeutung. Deshalb können sie über unsere Exportschnittstellen (Module) einfach und schnell in Ihr Rechnungswesen übertragen werden.

In unseren Tutorials zur Projektabrechnung auf unserem PACS YouTube Kanal zeigen wir Ihnen, wie einfach und schnell Sie Rechnungen und Mahnungen in PACS erstellen können.

Projektabrechnung: Schlussrechnung

Ihr Rechnungsformular im individuellem Design

Unser PACS Standard-Rechnungsformular ist äußerst flexibel und kann perfekt an Ihr individuelles Layout und Corporate Design angepasst werden. Zudem haben Sie die Möglichkeit, aus einer Vielzahl von Darstellungsarten zu wählen, wie zum Beispiel der Zusammenfassung nach Mitarbeitern, Verkaufssätzen oder Tätigkeiten.

Der Standard umfasst die Sprachen Deutsch und Englisch sowie die gängigen Formate zur Datums- und Betragsanzeige. Sollten Sie andere Varianten benötigen, können wir diese gerne für Sie in unsere Software integrieren.

Mit unserem PACS Standard-Rechnungsformular haben Sie somit die volle Kontrolle über das Erscheinungsbild Ihrer Rechnungen und können diese ganz nach Ihren Wünschen gestalten.

PACS Rechnungsformular

Erstellen Sie E-Rechnungen: XRechnung und Peppol BIS Billing (Add-On)

Durch wenige Schritte können Sie mühelos Ihre digitale Projektabrechnung mit Hilfe der PACS Software durchführen und E-Rechnungen erstellen.

Die Umstellung auf E-Rechnungen wird oft als verpflichtend angesehen, bietet jedoch mehr als nur eine notwendige Formalität. Elektronische Rechnungen bringen zahlreiche Vorteile mit sich: sie sind kostengünstiger, umweltfreundlicher und weniger anfällig für Fehler.

Ein weiterer großer Pluspunkt ist die schnellere Versandmöglichkeit von E-Rechnungen, die mit PACS erstellt wurden, im Vergleich zu E-Mails oder postalischer Variante.

Wenn Sie also PACS Kunde sind, haben Sie mit der PACS Projekt-Software bereits die technischen und auch organisatorischen Voraussetzungen für die gesetzliche Pflicht des elektronischen Rechnungswesens.

Peppol BIS Billing (UBL): Europäisches Format der E-Rechnung

Die Einführung der E-Rechnung im B2B-Bereich ist ab 2025 verpflichtend. Aufgrund des großen Aufwandes für Unternehmen, wird es eine Übergangsfrist bis 2027 geben. Es ist jedoch ratsam, nicht zu lange zu warten, um neue Prozesse und Strukturen dafür einzuführen.

Seit November 2023 bieten wir Ihnen die Möglichkeit, Ihre Rechnungen als Peppol BIS Billing im UBL-Format in der PACS Software zu erstellen.

Wenn Sie die PACS Software bereits nutzen, müssen Sie nur noch die Funktion einführen und sind bestens vorbereitet auf die bevorstehende Einführung der E-Rechnung.

Sie sind noch kein Nutzer der PACS Software? Dann testen Sie unsere Software und nutzen die PACS Projektabrechnung mit dem Add-On E-Rechnung. Dadurch können Sie einfach & schnell Ihr digitales Rechnungswesen inkl. Peppol BIS Billing einführen und können gleichzeitig Ihre Projekte controllen.

Kontaktieren Sie unser PACS Vertriebsteam unter vertrieb@pacs-software.com und führen Sie schon jetzt die E-Rechnung in Ihrem Unternehmen ein. Gerne stellen wir Ihnen auch das Add-On „E-Rechnung (XML-Export) zum Erstellen von E-Rechnungen auch testweise zur Verfügung.

XRechnung (UBL): Deutsches Fomat der E-Rechnung

Sie können aus der Rechnungsansicht in der PACS Software auch direkt eine XRechnung erstellen.

Seit mehr als 3 Jahren stellt Ihnen PACS das deutsche Format XRechnung zur Verfügung, als maschinenlesbare XML-Datei und mit eingebundener PDF als personenbezogenes Format.

Die XRechnung basiert auch auf dem UBL Standard (Universal Business Language). Diese bildet die deutsche Variante zur Umsetzung der EU-Richtlinie zur elektronischen Rechnungsstellung (2014/55/EU) ab.

Firmen dürfen ihre Rechnungen an deutsche Bundesbehörden seit dem 27. November 2020 nur noch in diesem neuen Format stellen. In der Folgezeit wird die XRechnung dann schrittweise auch für die Abrechnung mit vielen Landesbehörden und Kommunalverwaltungen zur Pflicht.

Weitere Formate der E-Rechnung (XML-Rechnung)

Andere europäische Länder haben wiederum eigene Standards für elektronische Rechnungen entwickelt, um die EU-Vorgaben zu erfüllen. So hat Österreich das Format EbInvoice bereits im Jahr 2014 eingeführt. Ebenso in Italien wird das Format Fattura Elettronica seit 2019 eingesetzt. Beide Formate werden seit deren Einführung auch von PACS unterstützt.

Behalten Sie Ihre Offenen Posten im Blick mit hilfreichen Projektreports

Ihre Projektabrechnung wird dank unseres Reportings zeitnah und punktgenau mit allen relevanten Kennzahlen dargestellt. Ein großer Vorteil dabei ist, dass Sie nicht bis zum Monatsabschluss warten müssen, um auf die Daten in der Finanzbuchhaltung zugreifen zu können!

Die berechtigten Personen haben die Möglichkeit, auf die Daten direkt in PACS zuzugreifen. Der Umfang der angezeigten Informationen variiert abhängig von der Position im Unternehmen, sei es als Geschäftsführer, Bereichsleiter, Projektleiter oder Controller bzw. Buchhalter.

Einige der zur Verfügung gestellten Daten umfassen beispielsweise Offene-Posten-Listen für spezifische Projekte und Kunden sowie Umsatzinformationen für alle Kundenprojekte.

PACS Bericht: Projekt-Überblick (Projektvolumen und Rechnungsstellung)