PACS Projektabrechnung

Erstellen Sie Ihre Projektabrechnung als Festpreis, Abschlags- oder Schlussrechnung, nach Aufwand, Preisliste oder Gebührenordnung, mit Tätigkeitsnachweis oder Nebenkostennachweis. Und das auf Ihrem individuellen Briefpapier!

Projektabrechnung/Projektfaktura (Symbol)

Projektfaktura – Projektabrechnung & Mahnwesen

Sie wollen Ihre Projekte einfach & schnell abrechnen? Mit der PACS Software kein Problem! Die Software deckt den gesamten Faktura-Kreislauf ab. Dazu gehört die Erfassung der abzurechnenden Projektzeiten, die Rechnungsstellung und Verbuchung von Zahlungseingängen, sowie das Mahnwesen. Die vertragliche Vereinbarung mit Ihrem Kunden bildet dazu die Grundlage.

Mit der PACS Projektabrechnung haben Sie einen vollständigen Überblick über Ihre Projekte: Welche Rechnungen wurden bereits gestellt? Wie hoch ist das noch vorhandene Umsatz-Potential nach Vertrag? Welche Leistungen wurden bereits erbracht, aber noch nicht fakturiert? Welche Posten sind noch offen? Alle Informationen können Sie für die einzelnen Projekte, aber auch projektübergreifend für die gesamte Firma darstellen.

  • Direkte & schnelle Erstellung von Rechnungen

  • Individuelles Rechnungsdesign

  • Export- & Import-Schnittstellen zur Finanzbuchhaltung

  • Viele verschiedene Berichte zur Projektfaktura

Sie haben die Möglichkeit, die Rechnungen über mehrere Varianten zu erstellen. Dies kann nach tatsächlichem Aufwand oder kalkulatorischen Leistungen erfolgen, pauschal als Festpreis oder in Kombination Festpreis und nach Aufwand. Sie können eine Abschlagsrechnung oder Schlussrechnung unter Berücksichtigung bereits gestellter Rechnungen erstellen.

Oder Sie rechnen nach Honorar, Nebenkosten oder als Erfolgsbeteiligung ab. Dabei können Sie ein Skonto gewähren oder einen Sicherheitseinbehalt oder Zuschuss berücksichtigen. Die Basis bilden Ihre eigene Textvorlage oder Preisliste und Gebührenverordnung, wie z.B. HOAI, HIA oder StBGebV.

Über spezielle Assistenten können mehrere Rechnungen gleichzeitig erstellt werden (Stapelverarbeitung). Sie können auch vordefinierte Rechnungen (Rechnungsvorschläge) und Mahnungen gleichzeitig ausdrucken. Damit wickeln Sie Ihre monatlich wiederkehrenden Aufgaben in der Buchhaltung schnell & effizient ab.

Zur PACS Projektfaktura gehört auch die Erstellung von Gutschriften oder Storno-Rechnungen, der Zahlungseingang, sowie das Mahnwesen.

Da diese Daten auch für die Finanzbuchhaltung relevant sind, können wie diese über unsere Exportschnittstellen (Module) an Ihr Rechnungswesen übergeben.

Wie Sie einfach & schnell Rechnungen und Mahnungen in PACS erstellen, zeigen wir Ihnen in unseren PACS Tutorials zur Projektabrechnung auf unserem PACS YouTube Kanal.

Rechnungsformular mit individuellem Design

Das PACS Standard-Rechnungsformular kann an Ihr individuelles Layout und Corporate Design angepasst werden. Zusätzlich können Sie aus verschiedenen Darstellungsmöglichkeiten wählen.

Zum Beispiel ist die Zusammenfassung nach Mitarbeitern, Verkaufssätzen oder Tätigkeiten möglich. Als Sprachen sind Deutsch oder Englisch sowie die zugehörigen Formate zur Datums- und Betragsanzeige im Standard enthalten. Weitere Varianten können wir für Sie in der Software integrieren!

E-Rechnung (Add-On)

Elektronische Rechnungen sparen Zeit und Geld. Für viele Unternehmen kann es sich daher lohnen, das Rechnungswesen zu digitalisieren. Aus diesem Grund können Sie in PACS bereits Rechnungen als einfache PDF-Dateien verschicken.

Eine Weiterentwicklung zu dieser Praxis bilden die E-Rechnungen. Der große Vorteil der neuen elektronischen Rechnungsformate, wie die XRechnung (deutsche Variante), besteht darin, dass diese vom Empfängersystem direkt eingelesen werden können. Dabei handelt es sich um ein Dateiformat, das auf einem XML-Datensatz basiert. Dieser wird automatisiert weiterverarbeitet – ganz ohne manuelle Dateneingabe, Lesegerät oder Scanner!

Mit den PACS Funktionen zur Projektabrechnungen können Sie mit dem Add-On E-Rechnungen direkt aus der Rechnungsansicht eine XRechnung erstellen!

Die XRechnung basiert auf dem UBL Standard (Universal Business Language). Diese bildet die deutsche Variante zur Umsetzung der EU-Richtlinie zur elektronischen Rechnungsstellung (2014/55/EU) ab.

Firmen dürfen ihre Rechnungen an deutsche Bundesbehörden ab dem 27. November 2020 nur noch in diesem neuen Format stellen. In der Folgezeit wird die XRechnung dann schrittweise auch für die Abrechnung mit vielen Landesbehörden und Kommunalverwaltungen zur Pflicht.

Andere europäische Länder haben wiederum eigene Standards für elektronische Rechnungen entwickelt, um die EU-Vorgaben zu erfüllen. So hat Österreich das Format EbInvoice bereits im Jahr 2014 eingeführt. Ebenso in Italien wird das Format Fattura Elettronica seit 2019 eingesetzt. Beide Formate werden seit deren Einführung auch von PACS unterstützt.

PACS Berichte für Projektabrechnung

Alle Inhalte und Kennzahlen Ihrer Projektabrechnung werden über das Reporting zeitnah und stichtagsgenau dargestellt. Der Vorteil ist dabei, dass die Daten nicht erst nach dem Monatsabschluss in der Finanzbuchhaltung vorliegen!

Die Berechtigten können die Daten direkt in PACS abrufen. Dabei variiert der Umfang der angezeigten Daten für Geschäftsführer/Bereichsleiter, Projektleiter oder Controller/Buchhalter. Beispiele sind unter anderem die Offene-Posten-Listen zu einzelnen Projekten und Kunden, sowie die Umsätze aller Kundenprojekte.

Funktionen des Moduls

  • Abrechnung von Festpreisen, nach Aufwand, Preislisten & Gebührenordnungen (z.B. HOAI, HIA, StBGebV)
  • Abschlags-, Schluss-, Storno- & Korrektur-Rechnungen
  • Fakturierung von Honoraren & Nebenkosten (sortierbar nach Mitarbeitern, Leistungs-/Kostenarten, Schritten, Tages-/Stundensätzen)
  • Mit Prüfung & Freigabe der abzurechnenden Leistungen durch Projektleiter
  • Nachbearbeitungsmöglichkeit der Rechnungspositionen in der Rechnungsvorschau
  • Rabatt, Skonto, Sicherheitseinbehalt & Zuschuss
  • Detaillierter Tätigkeitsnachweis & Nebenkostennachweis als Anhang
  • Gedruckt auf Ihr Briefpapier
  • Export in PDF-Format
  • In verschiedenen Sprachen (z.B. Deutsch & Englisch) und Landesformaten
  • Mit Kunden-USt.-ID-Nummer (bei Rechnungen ins Ausland)
  • Kundenspezifisches Zahlungsziel
  • Rechnungsliste mit Zahlungen & offenen Posten
  • Mahnwesen mit vier Mahnstufen & Mahnungsdruck
  • Rechnungsassistent mit Stapelverarbeitungs-Funktion für automatisierte Massenabrechnung einer Vielzahl von Projekten
  • Seriendruck-Funktion für zeitsparenden Ausdruck & Export von Rechnungen & Mahnungen
  • Add-On Fremdwährungen: Fakturierung in einer von der Leitwährung abweichenden Projekt-Abrechnungswährung
  • Direkt aus der Rechnungsansicht eine XRechnung erstellen, E-Rechnung (Add-On)

Tutorials

Projektabrechnung nach Festpreis
Projektabrechnung eines Festpreishonorars mit NK
Projektabrechnung nach Aufwand
Erstellung von Mahnungen