Projektabrechnung Software – digital, flexibel & gesetzeskonform
Von der Leistungserfassung bis zur Rechnungsstellung: Mit der PACS Projektabrechnung Software erstellen Sie Rechnungen effizient, transparent und korrekt – für Kundenprojekte jeder Art. Unterstützt werden Einzelrechnungen, Abschlags- und Schlussrechnungen, QR-Rechnungen, E-Rechnungen sowie das Mahnwesen.
Projekte abrechnen, Zahlungseingänge verwalten & offene Posten im Blick behalten
Mit der PACS Projektabrechnung Software erfassen, fakturieren und überwachen Sie Ihre Projektabrechnungen in einem zentralen System – effizient, nachvollziehbar und vollständig integriert. Von der Erfassung projektbezogener Leistungen über die Rechnungserstellung bis zur Verbuchung von Zahlungseingängen und dem Mahnwesen deckt PACS den gesamten Abrechnungsprozess ab.
Die Grundlage bildet dabei stets Ihre vertragliche Vereinbarung mit dem Kunden – egal ob Festpreis, Aufwand oder nach Gebührenordnung. Alle erbrachten Leistungen, noch nicht abgerechnete Positionen sowie das verbleibende Umsatzpotenzial sind jederzeit transparent einsehbar – sowohl projektbezogen als auch firmenweit.
Funktionen im Überblick:
Abrechnungsarten & Modelle
- Abrechnung nach Festpreis, Aufwand, Preisliste oder Gebührenordnung (z. B. HOAI, HIA, StBGebV)
- Abschlags-, Schluss-, Storno- und Korrekturrechnungen
- Honorar- und Nebenkostenabrechnung, sortierbar nach Mitarbeitenden, Leistungsarten, Tagessätzen oder Kostenarten
- Projektleiterfreigabe von Leistungen vor Abrechnung
Rechnungsbearbeitung & Ausgabe
- Rechnungsvorschau mit Nachbearbeitungsfunktion
- Rabatte, Skonto, Sicherheitseinbehalte und Zuschüsse
- Detaillierter Tätigkeitsnachweis & Nebenkostennachweis als Anhang
- Lieferscheine erzeugen
- Rechnungsdruck auf individuellem Briefpapier
- PDF-Export in mehreren Sprachen (z. B. Deutsch, Englisch) und Landesformaten
- Angabe der USt-ID des Kunden (z. B. bei Auslandsgeschäften)
- Kundenspezifische Zahlungsziele
Zahlungsstatus & Mahnwesen
- Rechnungsliste mit offenen Posten und verbuchten Zahlungen
- 4-stufiges Mahnwesen mit Seriendruckfunktion
- Stapelverarbeitung für Massenabrechnung via Rechnungsassistent
Zusatzfunktionen & Automatisierungen
- Fakturierung in abweichender Währung vom Projekt (Add-On: Währungen & Wechselkurse)
- Erstellung von E-Rechnungen direkt aus der Rechnungsansicht (Add-On: XRechnung, Peppol BIS Billing)
- Generierung eines QR-Codes zur Rechnung (Formate: EPC, EPC-AT, Swiss)
Flexibel abrechnen – nach Aufwand, Pauschale oder Erfolgsbasis
Die PACS Projektabrechnung Software unterstützt unterschiedlichste Abrechnungsvarianten – von pauschalen Festpreisen bis zur leistungsbasierten Abrechnung. Auch Mischformen und individuelle Zuschläge lassen sich problemlos abbilden.
Zusätzliche Optionen:
- Abschlags- & Schlussrechnungen inkl. Abzugsbeträgen
- Honorar- und Nebenkostenabrechnung nach Mitarbeitenden oder Leistungen
- Berücksichtigung von Skonti, Sicherheitseinbehalt oder Zuschuss
- Kalkulation nach eigener Preisliste oder Gebührenverordnung
- Gutschriften & Stornorechnungen
- Automatisierte Mahnung & Seriendruck
- Direkter Export in die Finanzbuchhaltung über Exportschnittstellen
- Tutorials zur Projektabrechnung im PACS YouTube-Kanal
Rechnungen gestalten im individuellen Design
Mit dem flexiblen PACS Rechnungsformular passen Sie Layout und Struktur Ihrer Rechnungen exakt an Ihr Corporate Design an – inklusive Logo, Farbwelt und Inhaltsstruktur.
Funktionen:
- Zusammenfassung nach Mitarbeitenden, Tätigkeiten oder Verkaufssätzen
- Unterschiedliche Formate für Beträge, Datum & Sprache (DE/EN)
- Integration kundenspezifischer Anforderungen
- Druck auf Briefpapier oder im PACS-Layout
- Export als PDF und Vorbereitung für digitale Verarbeitung
E-Rechnungen gesetzeskonform erstellen & versenden
Ab 2025 wird die E-Rechnung in Deutschland für B2B verpflichtend – mit PACS sind Sie bestens vorbereitet. Die Projektabrechnung kann direkt als XRechnung, Peppol BIS Billing (UBL) oder ZUGFeRD erzeugt werden. Auch internationale Formate wie ebInterface (AT) oder Fattura Elettronica (IT) werden unterstützt.
Die XRechnung basiert auf dem UBL-Standard (Universal Business Language), der als technische Grundlage für die deutsche Umsetzung der EU-Richtlinie 2014/55/EU zur elektronischen Rechnungsstellung dient.
Obwohl es Übergangsfristen bis 2027 gibt, empfehlen wir, sich frühzeitig mit der Umstellung auf die E-Rechnung auseinanderzusetzen – insbesondere mit Blick auf Kunden, Behörden oder steuerliche Vorgaben.
Mit PACS erstellen Sie alle E-Rechnungsformate direkt aus dem System – inklusive PDF-Anhang, USt-ID, Rechnungsnummer und digitalen Anhängen. Die erzeugten E-Rechnungen lassen sich speichern, versenden und optional über Schnittstellen an Ihre FIBU übergeben.
Projektabrechnung auswerten – mit Echtzeit-Reports
Über Projektberichte und Reportings behalten Sie sämtliche Informationen zur Faktura im Blick – inklusive Umsatzentwicklung, offenen Posten, Rechnungshistorien und Kundenstatistiken. Die Informationen sind rollenbasiert sichtbar – ob für Geschäftsführung, Projektleitung, Controlling oder Buchhaltung.
Ein großer Vorteil dabei ist, dass Sie nicht bis zum Monatsabschluss warten müssen, um auf die Daten in der Finanzbuchhaltung zugreifen zu können – denn die Auswertungen stehen Ihnen in PACS sofort und projektbezogen zur Verfügung. So können Sie frühzeitig reagieren, analysieren und bei Bedarf nachsteuern.
Berichtstypen u. a.:
- Offene-Posten-Listen
- Umsatzberichte je Projekt/Kunde
- Rechnungsstatus & Zahlungsübersicht
- Export der Berichte als PDF oder Excel
„PACS ist für die Organisation im Büro nicht mehr wegzudenken.“
„Ein sehr hilfreiches Tool zur systematischen Projektbearbeitung von A (wie Akquise) – Z (wie Projektziel). Unterschieden in die verschiedenen Arbeitsbereiche wie Kontaktverwaltung, Projektverwaltung, Reporting, … Für unterschiedliche Nutzer- und Hierarchiegruppen gut nutzbar und individuell konfigurierbar.“
„Ich ersetze Excel Tabellen und andere Datenbanken mit PACS. Rechnungsstellung, Reisekostenabrechnung, Stundennachweise nach versch. Kategorien sortieren. Überblick über Projekte, einfache Auswertung in einer Software.“
„Sehr bedienungsfreundlich, übersichtlich und logische Programmmasken; Flexibel auf Kundenwünsche anpassbar.“
„Wir nutzen PACS für unsere Projekte inkl. Zeiterfassung und Rechnungsstellung, sowie Kapazitätsplanung der Mitarbeiter inkl. Arbeitszeitkonto. Die Software ist dabei sehr gut skalierbar.“
„Sehr anpassungsfähige Software mit spitzen Kundensupport!“
„Wir steuern unser gesamtes Unternehmen und auch unsere Projekte darüber. Alle benutzen es vom GF bis zum Berater. Gesamte Unternehmensprozesse werden abgebildet.“
„Schnelle Eingabe am mobilen Endgerät; Stoppuhr vereinfacht die Anwendung.“
„Einfach zu bedienen, schneller und guter Überblick, enthält viele Funktionen, die man benötigt.“
„PACS war der erste Schritt weg von Office Suiten zur ganzheitlichen Verwaltung von Arbeitszeit- und Urlaubskonten bei uns im Unternehmen. Der Webclient macht die Zeiterfassung im mobilen Einsatz, auf verschiedenste Projekte jederzeit möglich. Die Multimandantenfähigkeit erleichtert das „Wachsen“ im Gleichschritt unserer Organisation.“
