Projektabrechnung: Von der erbrachten Leistung zur korrekten Rechnung

Projektabrechnung ist kein reiner Backoffice-Schritt. Sie ist Teil der kaufmännischen Projektsteuerung. Wer Leistungen, Kosten und Freigaben sauber zusammenführt, schafft die Grundlage für effiziente Workflows, bessere Liquidität und weniger Rückfragen im Projektalltag.

In der Praxis scheitert eine zeitnahe Projektabrechnung selten am Willen. Sie scheitert an verstreuten Informationen: Zeiten liegen in Excel, Reisekosten in Belegen, Eingangsrechnungen der Fremddienstleister in der FIBU und die Freigabe im Kopf einzelner Personen. Dadurch entsteht unnötiger Aufwand – und genau hier setzt ein strukturierter Prozess an.

Was ist Projektabrechnung?

Projektabrechnung umfasst alle Schritte, die nötig sind, um erbrachte Leistungen und angefallene Kosten in eine korrekte, prüfbare Kundenrechnung zu überführen. Dazu gehören:

• Zeiterfassung der Berater und Ingenieure
• Kostenerfassung (Reisekosten, Fremdleistungen/ Eingangsrechnungen)
• Prüfung und Freigabe
• Rechnungserstellung inkl. Versand als E-Rechnung
• Übergabe an die FIBU

Abhängig von der vertraglichen Vereinbarung mit Kunden werden Rechnungen nach Aufwand (Time & Material), als Festpreis (Werkvertrag), auf Erfolgsbasis oder als Retainer/Managed Services gestellt.

Für projektorientierte Unternehmen ist das besonders relevant, weil eine gute Rechnung erst dann entsteht, wenn die zugrunde liegenden Projektdaten vollständig und nachvollziehbar sind. Wer nur am Monatsende „abrechnet“, läuft Gefahr, Leistungen zu vergessen, falsch zuzuordnen oder spät zu fakturieren.

Die 5 Bausteine einer sauberen Projektabrechnung

1. Leistungserfassung (Zeiten)

Damit die Rechnung stimmt, muss die Leistung stimmen. Das bedeutet:

• Zeiten werden projektbezogen erfasst
• Einzelne Leistungsarten und Tätigkeiten sind klar definiert
• Die Leistungserfassung passiert zeitnah – nicht ‚am Monatsende aus dem Gedächtnis“

2. Kostenerfassung (Reisekosten, Fremdleistungen, Eingangsrechnungen)

Neben der Arbeitszeit beeinflussen Kosten die Projektwirtschaftlichkeit und deren Abrechnung direkt. Entscheidend ist:

• Kosten werden dem richtigen Projekt zugeordnet
• Abrechenbar vs. nicht abrechenbar ist klar definiert
• Belege sind direkt den Einzelpositionen zugeordnet und auffindbar

3. Prüfung & Freigabe

Ohne klare Freigaben wird Abrechnung zur Debatte. Ein sauberer Ablauf braucht:

• Definierte Verantwortlichkeiten (Geschäftsführung, Business-Unit Leitung, Projektleitung, Controlling/Backoffice)
• Eine Prüf- und Freigabe-Logik, die im Alltag tatsächlich funktioniert

4. Fakturierung (Rechnungserstellung)

Die Rechnung muss fachlich korrekt, formal sauber und nachvollziehbar sein:

• Klare Positionen und Leistungsbeschreibungen
• Nachvollziehbarer Bezug zur erbrachten Leistung (Tätigkeitsnachweis inkl. zugehörige Belege, Zeiten/Kosten)
• Konsistente Stammdaten (Kunde, Projekt, vereinbarte Konditionen)
• Berücksichtigte Pflichtbestandteile aus steuerrechtlicher Sicht und für E-Rechnungen gemäß der europäischen Norm EN16931.

5. Controlling & Nachsteuerung

Projektabrechnung ist auch ein Steuerungsinstrument. Abhängig vom Geschäftsmodell bzw. der Abrechnungsart können zusätzliche Leistungsparameter hinzugezogen werden. Wer daraus keine Rückschlüsse ziehen kann, lässt Potenzial liegen:

• Welche Projekte laufen profitabel – welche nicht?
• Welche Leistungen sind noch fakturierbar oder werden zu spät abgerechnet?
• Wie entwickelt sich der Cashflow über alle Projekte?

Warum Projektabrechnung in PACS besser kontrollierbar wird

PACS ist eine datenbankbasierte Projektcontrolling- und Projekt-ERP-Software für Projektdienstleister. Die Grundidee: Projektplanung, Leistungserfassung und Abrechnung gehören in ein System – damit Fakturierung nicht vom Projekt entkoppelt wird.

Was sich konkret ändert, wenn Sie mit PACS arbeiten:

• Einheitliche Strukturen und Layouts über alle Rechnungen: Alle relevanten Rechnungsdaten werden strukturiert zusammengeführt (inkl. der Belege, wenn diese als Tätigkeitsnachweis relevant sind). Damit können diese vor dem Abschluss geprüft werden.
• „Noch fakturierbar“ sichtbar: Sie sehen jederzeit in Abhängigkeit des Gesamtauftragsvolumens welcher Betrag noch fakturierbar ist, welche Leistungen bereits abgerechnet und welche noch offen sind. Im Detail können Sie das sogar bis zu jeder Einzelleistung nachvollziehen.
• E-Rechnung und FIBU-Übergabe in einem Prozess: Vom Rechnungsversand bis zum Export in die Buchhaltung, alles wird integriert über ein System initiiert.

Leistungen und Kosten zentral erfassen

Mit PACS erfassen Sie projektbezogen: Zeiten, Reisekosten, Fremdleistungen und Eingangsrechnungen. Alle Positionen sind dem jeweiligen Projekt zugeordnet und bilden die gemeinsame Datenbasis für Projektleitung, Mitarbeiterauslastung, Controlling und Backoffice – ohne parallele Excel-Listen, ohne Versionschaos.

Vorschlagsrechnung: Was das bedeutet und warum es wichtig ist

Bevor eine finale Rechnung erstellt wird, arbeitet PACS mit einer Vorschlagsrechnung. Darunter versteht PACS eine Rechnung mit dem Status „geplant“ oder „zu fakturieren“. Diese enthält alle relevanten Rechnungsdaten und zeigt diese in einer Formularvorschau an.

Projektleitung oder Business Unit-Leitung kann die Rechnung einsehen und vor Versand prüfen. Abgerechnete Zeiten und Kosten sind mit der Rechnung verknüpft und können danach nicht mehr geändert werden. Selbst bei Festpreis-Rechnungen ist diese  Verknüpfung möglich (nur diese Zeiten und Kosten sind nicht Rechnungsbetrag bildend). So ist jederzeit nachvollziehbar, was in welcher Rechnung steckt.

Flexible Abrechnungsmodelle – passend zur Vertragsart

Nicht jedes Projekt wird gleich abgerechnet. PACS unterstützt:

• Nach Aufwand, auf Basis der tatsächlich erfassten Zeiten und Kosten
• Festbetrag, unabhängig vom genauen Leistungsumfang oder der vereinbarten Erfolgsbasis
• Nach Rechnungspositionen, z. B. gruppiert & summiert nach Qualifikationen, Tätigkeiten oder Arbeitspaketen, nach (HOAI-)Leistungsphasen (relevant für Ingenieurdienstleister). Die Ermittlung der Positionsbeträge kann als Stunden- oder Tageswerte oder über Prozentsätzen erfolgen.
• Kombinationen, z. B. Honorarzeiten nach Aufwand mit Nebenkostenpauschale (relevant u. a. für Beratungsunternehmen)

Auch die Rechnungsart lässt sich pro Rechnung festlegen: Einzelrechnung, Abschlags- oder Anzahlungsrechnung sowie Schlussrechnung.

Sammelabrechnung und Wiederholungsrechnungen

Für wiederkehrende Rechnungen kann der Rechnungsassistent zur Stapelverarbeitung genutzt werden. Er erstellt Vorschlagsrechnungen für mehrere Projekte in einem Durchgang – gefiltert nach Abrechnungsintervall und Abrechnungsvariante. Für regelmäßig wiederkehrende Rechnungen (bspw. für Managed Services oder Retainer) gibt es zusätzlich eine Kopierfunktion, z. B. für den nächsten Monat oder die nächsten 12 Monate.

„Noch fakturierbar“: Was ist das – und warum ist es wichtig?

„Noch fakturierbar“ bezeichnet alle erbrachten Leistungen (Zeiten und Kosten), die noch nicht mit einer Rechnung verknüpft wurden. PACS zeigt diesen Wert im Projektüberblick. Da die Ermittlung abhängig von der vereinbarten Abrechnung des Projektes ist, kann diese Berechnung für jedes Projekt einzeln definiert werden.

Diese vielen Details geben dem Controlling und der Geschäftsführung eine belastbare Grundlage für Ergebnis- und Cashflow-Betrachtungen. Wer diesen Wert regelmäßig prüft, erkennt frühzeitig, für welche Projekte eine Rechnung gestellt werden kann oder muss.

Praxisbeispiel: Monatsabschluss mit PACS

Wie sieht Projektabrechnung mit PACS am Monatsende konkret aus? Ein typischer Ablauf in 7 Schritten:

1. Vollständigkeit aller Leistungserfassungen aller Mitarbeiter prüfen und die Erfassungssperre setzen.
2. Noch fakturierbar prüfen: Die Projektliste zeigt, auf welchen Projekten offene, noch nicht abgerechnete Leistungen existieren.
3. Vorschlagsrechnungen erstellen: Einzeln beim Projekt oder über den Rechnungsassistenten zur Stapelverarbeitung werden Vorschlagsrechnungen für alle relevanten Projekte erstellt.
4. Prüfung durch Projektleitung oder Business Unit-Leitung: Die Vorschlagsrechnung kann eingesehen werden, ohne dass Daten verändert werden können.
5. Rechnung abschließen: Nach Abschluss erhält die Rechnung eine eindeutige, fortlaufende Rechnungsnummer und den Status „fakturiert“.
6. Versand und FIBU-Übergabe: Die PDF- oder E-Rechnung wird per E-Mail an den Kunden gesendet.
7. Wenn alle Rechnungen gestellt sind, können die Daten und das PDF-Dokument bzw. E-Rechnung an die FIBU übergeben werden.

Tätigkeitsnachweis

Bei vielen Projekten gehört ein vom Kunden unterschriebener Tätigkeitsnachweis dazu. Auch diesen Ablauf kann PACS abbilden:

• Der Tätigkeitsnachweis wird auf Basis der erfassten Zeiten und Kosten erstellt.
• Das PDF wird an den Kunden gesendet und nach Rücklauf bei der Rechnung hinterlegt.
• Erst dann wird die Rechnung (inkl. dem unterschriebenem PDF) finalisiert und verschickt.

Für Projekte, bei denen der Tätigkeitsnachweis nicht vorab unterschrieben werden muss, wird dieser (bei Bedarf) direkt zusammen mit der Rechnung in PACS erstellt.

E-Rechnung, QR-Code und FIBU-Übergabe

Der Rechnungsversand kann direkt aus PACS erfolgen – wahlweise als normale PDF-Rechnung oder als E-Rechnung in den Formaten XRechnung (UBL), ZUGFeRD oder Peppol BIS Billing. Zusätzlich werden QR-Codes für Überweisungen unterstützt, welches insbesondere in der Schweiz benötigt wird.

Nach der Finalisierung erhält die Rechnung eine eindeutige, fortlaufend vergebene Rechnungsnummer. Anschließend können die Daten an die Finanzbuchhaltung übergeben werden – zum Beispiel über die PACS Schnittstelle zu DATEV, per BCC-Versand oder manuellem Upload.

Typische Einwände – und was dahintersteckt

„Wir haben das schon mit Excel im Griff.“

Excel ist flexibel – aber wegen der vielen Abhängigkeiten nicht beliebig skalierbar. Sobald mehrere Personen an Zeiten, Kosten und Rechnungen arbeiten, entstehen Versionen, Fehler und fehlende Nachvollziehbarkeit. Ein zentrales System verhindert genau das.

„Die E-Rechnung macht unsere FIBU.“

Das ist möglich. Aber wenn Rechnungsdaten erst aus PACS manuell übertragen und anschließend in der FIBU als E-Rechnung erstellt werden, entstehen zusätzliche Schritte, doppelte Datenpflege und damit Fehlerquellen. PACS kann E-Rechnungen direkt erstellen und versenden.

„Wir haben schon ein anderes Tool für Zeiterfassung.“

Das ist ein häufiges Szenario. Die Frage ist: Wie kommen die Zeiten aus dem Zeiterfassungstool in die Rechnung? Und mit welchen Stunden- oder Tagessätzen? Wenn das manuell passiert, ist es fehleranfällig.

Die PACS Projektzeiten-Erfassung kann auch in bestehende HR- und Zeitsysteme eingebunden werden. Ein Beispiel ist die Personio-Integration für Abwesenheiten (Urlaub, Krankheit usw.) und Anwesenheiten. Wenn Mitarbeiter die Anwesenheiten in Personio pflegen, übernimmt PACS die dort eingetragene Start-Uhrzeit, Pause und End-Uhrzeit pro Tag. Durch den Mitarbeiter erfolgt dann in PACS die Aufteilung dieser Anwesenheitsdauer auf die bearbeiteten Projekte. Im Hintergrund werden diese Zeiten mit den Stunden- oder Tagessätzen einzelner Projektaufträge verknüpft.

Sie vermeiden damit eine doppelte Datenpflege und sorgen dafür, dass Zeiterfassung, Projektlogik und Abrechnung sauber zusammenlaufen – ohne dass am Monatsende Daten manuell abgestimmt werden müssen.

Typische Fehler in der Projektabrechnung – und wie Sie sie vermeiden

1. Zu späte Zeiterfassung → Lösung: Zeiten täglich oder wochenweise erfassen, Erfassungssperre setzen, klare Verantwortlichkeit definieren.
2. Unklare Leistungsarten und Positionen → Lösung: Einheitliche Struktur direkt beim Projekt hinterlegen.
3. Reisekosten ohne Projektbezug → Lösung: Da alle Leistungen in PACS einem Kostenträger bzw. Projekt zugeordnet werden müssen, ist hierfür ein „Sammel“-Projekt anzulegen (bspw. Reisekosten allgemein oder Reisekosten für Akquise/ Verkauf).
4. Fremdleistungen werden nicht zugeordnet → Lösung: Drittleistungen zentral erfassen und verursachungsgerecht dem Projekt zuordnen.
5. Freigabe passiert informell und ist später nicht belegbar → Lösung: Freigabe-Logik verbindlich im System abbilden.
6. „Noch fakturierbar“ wird nicht regelmäßig geprüft → Lösung: Relevanz pro Projekt definieren und als festen Bestandteil des Monatsabschlusses etablieren.

Für wen ist das besonders relevant?

Ein strukturierter Prozess für Projektabrechnung lohnt sich besonders, wenn mehrere Projekte parallel laufen und mehrere Personen an Erfassung, Freigabe und Abrechnung beteiligt sind. Typische Zielgruppen:

• Beratungsunternehmen mit vielen Beratern und unterschiedlichen Projektkontingenten
• Beratende Ingenieure und Ingenieurbüros mit Mischmodellen aus HOAI Leistungsphasen, Zusatzleistungen und Nebenkosten
• Projekt- und Servicedienstleister mit Serviceleistungen und wiederkehrenden Abrechnungszyklen

Je mehr Projekte parallel laufen und je mehr Mitarbeitende beteiligt sind, desto weniger funktioniert Abrechnung „nebenbei“ und desto wichtiger wird eine zentrale, prozessgetriebene Lösung.

Fazit

Projektabrechnung ist ein wiederkehrender, steuerungsrelevanter Prozess.

Wenn Zeiten, Reisekosten, Fremdleistungen und Freigaben in einem System zusammenlaufen, wird die Abrechnung schneller, nachvollziehbarer und kaufmännisch sauberer. PACS unterstützt genau diesen Weg – von der Erfassung über die Vorschlagsrechnung bis zur finalen E-Rechnung und FIBU-Übergabe.

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