Personalcontrolling: übersichtliche Ressourcenplanung der Mitarbeiter

Bei Projektdienstleistern sind die erfassten Arbeitszeiten der Mitarbeiter die Basis für den Umsatz der Projekte und somit ausschlaggebend für das gesamte Unternehmen. Somit ist Personalcontrolling elementar für Unternehmen. Um das bestmögliche Ergebnis zu erwirtschaften, müssen Ressourcen optimal eingesetzt werden.

Dafür müssen Sie die Auslastung der Mitarbeiter betrachten. Da bei einer suboptimalen Auslastung ein nicht maximales Ergebnis erwirtschaftet werden kann. 

Den Mitarbeitern, die nicht ausgelastet sind, können Sie weitere Aufgaben zuteilen. Wenn dagegen das Pensum zu hoch ist, kann die Motivation und die Qualität der Arbeit darunter leiden. Dies könnte sich wiederum auf das Projektergebnis auswirken.

Wie Sie sehen, ist es aufgrund unterschiedlicher Aspekte wichtig, einen Überblick über die Ressourcen zu behalten. Sowie diese professionell zu planen und bei Abweichungen sofort zu reagieren.Ressourcenplanung in PACS

Es gibt eine Vielzahl an Steuerungskriterien in PACS, um die Mitarbeiterressourcen effizient einzusetzen und zu controllen.

Wir erklären Ihnen in diesem Blogartikel, wie Sie in PACS die Ressourcenplanung der Mitarbeiter durchführen, Zielvereinbarungen definieren und Leistungen vergleichen.

Die produktive Arbeit in Projekten kann über Projektbudgets geplant und nachverfolgt werden. Mehr dazu finden Sie in unserem Blogartikel über operatives Projektcontrolling. Personalcontrolling dagegen dient eher zum projektübergreifenden Controlling.

Was ist überhaupt Personalcontrolling?

Personalcontrolling ist als Instrument für die Planung, Steuerung und Kontrolle der Mitarbeiter im Unternehmen wegweisend. Es ist somit sowohl Teil des Personalwesens, aber auch des Unternehmenscontrollings. Verschiedene Daten der Mitarbeiter werden erhoben und ausgewertet. Dazu gehören auch die erfassten Projektzeiten und Kosten.

In den PACS Reports zum Personalcontrolling werden Ihnen die aktuellen Daten der Personal- und Arbeitskapazität angezeigt. Es werden auch die Kosten pro Mitarbeiter betrachtet sowie die Effektivität berechnet.

Dadurch können Sie stets prüfen, ob die Ressourcen zweckmäßig und gewinnbringend eingesetzt werden und die Projekte profitabel sind. Zusätzlich kann kontrolliert werden, ob die vertraglichen Vereinbarungen mit dem Kunden eingehalten werden. Eine weitere Möglichkeit dies zu prüfen ist der Genehmigungsworkflow in PACS.

Mitarbeiter Ressourcenplanung

Sie können die von Ihnen festgelegten Steuerungsgrößen durch mehrere Berichte in PACS visualisieren. Verschiedene Kriterien sind dabei maßgeblich, wie zum Beispiel:

  • Vollständigkeit der Eingaben, d.h. ob alle Arbeitstage als Projektzeiten gebucht wurden
  • Summe der erfassten Projektzeiten auf Kundenprojekte oder interne Projekte im Geschäftsjahr
  • Resultierender fakturierbarer Umsatz, den der Berater bzw. Ingenieur in Kundenprojekten generiert hat

Mitarbeiterleistung auf Knopfdruck

Sie wollen die gesamte Leistung eines Mitarbeiters betrachten? Dafür ist der PACS Bericht „Mitarbeiterleistung” genau richtig. Diesen rufen Sie über den Menübereich „Controlling & Berichte“ und „Reports“ auf. In diesem Bericht sehen Sie folgende quantitativen Auswertungen:

  • Abgleich von Werktagen und erfassten Tagen
  • Kapazitätsauslastung: Ist und Soll
  • Krankheitsquote
  • Produktivitätsrate: Ist und Soll
  • Deckungsbeitrag

Dieser PACS Bericht zum Personalcontrolling gibt Ihnen Aufschluss darüber, ob alle Zeiten erfasst wurden oder ob diese noch unvollständig sind. Wieso ist es nicht förderlich, wenn die Daten unvollständig sind? Die bereits erfassten Daten sind dann nur bedingt aussagekräftig. Des Weiteren sieht man auf einen Blick, ob der Mitarbeiter Überstunden aufgebaut hat oder Minusstunden ausgleichen muss.Report: Mitarbeiterleistung (alle Namen)

Zudem wird die Krankheitsquote berechnet. Dies könnte im Zusammenhang mit anderen Mitarbeitern informativ sein. So können Sie zum Beispiel schlussfolgern, ob Engpässe aufgrund kurzfristiger Krankheitsphasen entstanden sind.

Wie produktiv ist der Mitarbeiter?

Zur Bewertung der Mitarbeiter ist auch die Produktivitätsrate aufschlussreich. Sie können für jeden Mitarbeiter in der PACS Kontaktverwaltung unter dem Register „Ressourcendaten“ die Produktivitäts-Zielvorgabe festlegen (Soll-Quote). Das heißt, Sie definieren, wie groß der Anteil der „produktiven” Arbeitszeit der Mitarbeiter sein soll. Mit „produktiv” sind in PACS die verrechenbaren Leistungen (VL) auf Kundenprojekte gemeint.Mitarbeiterleistung: Produktivitätsquote

Unter „unproduktiver” Arbeit versteht man aus Firmensicht die nicht verrechenbare Leistung (NVL), da sie nicht an den Kunden weiter fakturiert werden können. Diese können Sie z.B. auch auf interne Projekte buchen. Demzufolge hat ein Mitarbeiter aus dem Backoffice zwangsläufig eine niedrigere Produktivitätsrate als ein Berater oder Ingenieur. Dies liegt daran, dass die Mitarbeiter im Backoffice fast ausschließlich für interne Projekte arbeiten und diese nicht verrechnet werden können.

Sind interne Projekte auch Produktivitätsrelevant?

Jedoch gilt nicht jedes interne Projekt als „unproduktiv”. Man kann diese durchaus als „Produktivitätsrelevant” werten. Ein Beispiel dafür ist die interne Produktentwicklung. Diese wirkt sich auf das Unternehmen und den Erfolg aus, kann aber nicht immer an Kunden weiterberechnet werden.

Sie können für diese Projekte sogenannte AktCodes definieren. Über diese AktCodes werden Zeiten zwar nicht als an den Kunden verrechenbar klassifiziert, aber für die Mitarbeiter als produktive Arbeit anerkannt. Sie legen diese AktCodes an, indem Sie in der PACS System-Konfiguration unter „Zeiten und Kosten“, „AktCodes“ im Register „Zeiten“ einen entsprechenden AktCode anlegen. Hier müssen Sie den Haken in der Spalte “Produktivitäts-Relevanz MA” setzen.

Über diese Soll-Produktivitätsquote können Sie mit geringem Aufwand eine mitarbeiterbezogene Zielvorgabe definieren. So überprüfen Sie, ob die Firma die festgelegten Umsatzziele erreicht. 

Die Ist-Quote der Produktivität ergibt sich aus den tatsächlich gebuchten Projektzeiten. Die Ist/Soll-Quote dagegen zeigt, ob der Mitarbeiter die Ziele überfüllt oder unterfüllt.

Des Weiteren wird in dem Reporting „Mitarbeiterleistung” auch der Deckungsbeitrag berechnet. Dieser ergibt sich auf Basis des kalkulatorischen Einkaufspreises (EKP) und dem Verkaufspreis (VKP) für die verrechenbaren Leistungen (VL). Dadurch entsteht eine Rangliste der Mitarbeiter nach Wertschöpfungsanteil. Hier wird deutlich, welche Mitarbeiter am Unternehmenserfolg beteiligt waren.

Hier sehen Sie die Mitarbeiterleistungen der einzelnen Mitarbeiter nach Karrierestufen.Report: Mitarbeiterleistung nach Karrierestufe

Wie sieht in PACS die Zielvereinbarung mit dem Mitarbeiter aus?

Wie eben beschrieben kann die Soll-Produktivitätsquote eine Art Umsatzvorgabe je Mitarbeiter darstellen. 

Ihnen ist das zu unpräzise? Kein Problem. In PACS können Sie auch je Mitarbeiter konkrete Zielvorgaben festlegen.

Vorab können Sie definieren, ob die Planungen pro Jahr oder Monat erfolgen sollen. Dazu benötigen Sie das Modul „Mitarbeiter-Zielvorgaben”. Wir empfehlen dies vor allem bei größeren Unternehmen mit ausreichend Personalressourcen im Bereich Controlling.

Konkrete Zielvereinbarungen mit den Mitarbeitern

Gehen Sie in den Funktionsbereich „MA-Zielvorgaben”. Hier können Sie die jährlichen Umsatzziele der Firma auf einzelne Mitarbeiter herunterbrechen. Zusätzlich können Sie diese auch gegebenenfalls auf Monate herunterbrechen.

Zielvereinbarungen mit Mitarbeitern

Hier sehen Sie ein Beispiel mit einer Zielvorgabe für den Mitarbeiter Curtius F. für das Jahr 2022.

Überprüfung der Zielerreichung

Davon ausgehend wird im Bericht „Zielvorgaben und Zielerreichung je Mitarbeiter“ erst das Jahresziel auf eine Tageszielvorgabe heruntergebrochen.

Zielvorgaben und Zielerreichung (Curtius F.)

Dieser Tageswert wir dann bis zu dem definierten Stichtag hochgerechnet. Dann werden die Zielvereinbarungen den Ist-Werten gegenübergestellt. Dies sehen Sie in der Spalte „Zielerreichung”.

Die Arbeitsleistungen der Mitarbeiter vergleichen

Kann man die tatsächlichen Leistungen der Mitarbeiter vergleichen? Ja! Um die Mitarbeiterleistungen mit den Zielvorgaben oder mit anderen Mitarbeitern des Bereichs vergleichen zu können, gibt es in PACS weitere definierbare Steuerungskriterien.

Zielvorgaben und Zielerreichung der Mitarbeiter nach Karrierestufe

Dies können die definierten Zielvereinbarungen mit den Mitarbeitern für fakturierte Tage, fakturierbares Umsatzvolumen oder Produktivitätsraten sein.Mitarbeiter Zielvereinbarung

Sie wollen verschiedene Business Units oder Karrierestufen miteinander vergleichen? Kein Problem. Die Zuordnung des Mitarbeiters zu Business Units, Abteilungen, Partnerbereichen, Niederlassungen oder Karrierestufen ermöglichen die direkte Vergleichbarkeit der erzielten Ergebnisse in den PACS Controlling Berichten.

In dem Bericht weiter oben sehen Sie die Mitarbeiterleistung für die Karrierestufe “Senior-Berater | Professional”. Bei der Produktivitäts-Quote sehen Sie auf einen Blick, ob der Mitarbeiter die Zielvorgaben unter- oder übererfüllt hat.

FTE als aussagekräftige Kennzahl

Zusätzlich möchten Sie die unterschiedlichen Arbeitszeitmodelle in Ihrem Unternehmen gegenüberstellen? Mit Hilfe der Umrechnung in Full Time Equivalents, auch FTE genannt, können Sie aussagekräftige Kennzahlen berechnen. Um es einfach auszudrücken, Sie rechnen die Teilzeitkräfte in die Arbeitsleistung eines Vollzeitmitarbeiters um.

Wie kann man FTEs in PACS berechnen? Um in PACS die Grundlage für die Analyse von Teilzeitmitarbeitern und Vollzeitmitarbeitern zu schaffen, müssen Sie zuerst die Zeiteinheit „Tag“ als Summen-Zeiteinheit für die Planungsmodule festlegen. Denn nur so werden die Zeiten in „Arbeitstage aus Firmensicht“ umgerechnet, was einem FTE entspricht.

Die notwendige Einstellung erfolgt unter „System Konfiguration“ und „System“. In diesem Bereich können Sie alle Einheiten und unter anderem die Zeiteinheiten definieren. Wählen Sie hier die Einheit „Tag“ für den Projektplan aus, indem Sie den Haken in der entsprechenden Spalte setzen.

Als Ergebnis werden Plan-Zeiten und freie Kapazitäten der Mitarbeiter im Projektplan nun in Arbeitstagen bzw. FTEs ausgewiesen.

Fazit: Personalcontrolling in PACSPACS Blog - Fazit

Personalcontrolling spielt eine elementare Rolle im Unternehmen. Es hat somit einen großen Einfluss auf den Unternehmenserfolg. In PACS gibt es verschiedene Varianten, die Daten und Arbeitszeiten zu erfassen, erheben und auszuwerten.

Dabei haben Sie stets den Überblick über Ressourcen, Vorgaben sowie Auslastungen der Mitarbeiter. Ebenso können Sie direkt Abweichungen entgegenwirken. Sie haben noch Fragen zu bestimmen Projektberichten und vor allem zur Ressourcenplanung oder Personalcontrolling in PACS? Rufen Sie uns an oder schreiben Sie uns Ihre Frage in einer kurzen E-Mail. Wir freuen uns!

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Von |2022-05-31T10:25:22+02:0017. Mai 2022|Kategorien: Ressourcenverwaltung/HR, Tipps & Tricks zur PACS Software|
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