XRechnung: PDF-Rechnung wird automatisch in XML-Export eingebettet

Beim Erstellen der XRechnung aus der PACS Rechnungsansicht kann nun auch direkt das PDF-Rechnung inkl. Leistungsnachweis mit eingebunden werden.

Seit November 2020 nehmen deutsche Bundesbehörden eingehende Lieferantenrechnungen über 1.000€ nur noch in elektronischer Form als XRechnung an (News September 2020: PACS Projektabrechnung: XRechnungen direkt mit PACS erstellen). Damit PACS Anwender diese Pflicht einfach & schnell in ihre Rechnungsprozesse integrieren konnten, wurde die automatische Erstellung einer maschinenlesbaren XML-Rechnung in der PACS Projektfaktura umgesetzt.

Mit der neuesten PACS Version 11.1.1 kann nun automatisch zusätzlich zum maschinenlesbaren XML-Format das menschenlesbare PDF-Rechnungsdokument inklusive dem Leistungsnachweis mit eingebettet werden. Dies können Sie selbst entscheiden, je nachdem, ob es erforderlich ist oder nicht. Die Rechnungsstellung in PACS erfolgt damit in einem integrierten Ablaufprozess der Projekte.

Welche Vorteile ergeben sich für Sie?

Mit der direkten Umwandlung einer Kundenrechnung aus dem PACS Abrechnungsprozess in eine XRechnung (inklusive Rechnungsdokument) entfällt die Alternative, mühsam alle abgerechneten Einzelleistungen Feld für Feld in der zentralen Rechnungseingangsplattform des Bundes einzugeben.

Zudem entfällt der parallele Versand des Detail-Leistungsnachweises zum Abgleich der Rechnungsdaten. Dies spart Zeit für den Rechnungssteller und den Rechnungsempfänger. Der Rechnungs- bzw. Leistungsempfänger kann beispielsweise so direkt die Einzelleistungen im Detail nachprüfen und die Rechnungen schneller freigeben.

Was ist mit dem Rechnungsformat ZUGFeRD?

Durch diese zusätzliche Einbettung eines PDF-Dokuments in die maschinenlesbare XML-Datei (XRechnung) ist diese auch mit dem elektronischen Rechnungsformat ZUGFeRD vergleichbar. Unterstützt das Rechnungseingangssystem des Rechnungsempfängers beide Formate, gibt es bei der Rechnungsübernahme keine Unterschiede.

Je nach Kundenstruktur, die für den elektronischen Rechnungsempfang in Frage kommt, kann es jedoch eine Priorisierung für eine der beiden Varianten geben. Ist der Rechnungsempfänger eine öffentliche deutsche Behörde, ist das Format XRechnung die erste Wahl.

Wie bekommt man die neue PACS Version?

Für unsere Cloud-Kunden erfolgt die Bereitstellung im Rahmen eines turnusmäßigen Updates (sofern sie das Add-On nutzen). Unsere Kunden mit Installationen in der eigenen Infrastruktur müssen mit uns einen Updatetermin vereinbaren.

Gerne können Sie sich hierzu bei Michael Marxer (+49 89 124 716 19, m.marxer@pacs-software.com) melden.

Von |2021-05-17T14:00:13+02:009. März 2021|Kategorien: Projektabrechnung, Projektcontrolling|
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