Ab jetzt gibt es in der PACS Software einen neuen Prozessschritt bei der Urlaubsgenehmigung. Die neue Softwareversion beinhaltet den kompletten Ablauf zur endgültigen Freigabe des Urlaubsantrags durch einen Geschäftsführer.
Wie wird der Genehmigungsprozess in PACS abgebildet?
Im unternehmensinternen Ablaufprozess stehen nun drei unterschiedliche Stufen zur Verfügung: der Mitarbeiter beantragt seinen Urlaub, der direkte Vorgesetzte (bspw. Teamleiter) genehmigt diesen und die endgültige Freigabe/Urlaubsgenehmigung erfolgt dann durch einen Geschäftsführer (3. Stufe). Werden in PACS mehrere Unternehmen einer Firmengruppe verwaltet, ist natürlich der jeweils betroffene Geschäftsführer der korrekte Vorgesetzte.
Sie können den Genehmigungsprozess für Urlaub oder Sonderurlaub und Kundenprojekte unterschiedlich definieren. Bei jedem Projekt wird dazu festgelegt, welche Personengruppen die Zeiten genehmigen können und ob die endgültige Geschäftsführer-Freigabe überhaupt relevant ist. Wenn Sie die endgültige Freigabe nicht auf den Geschäftsführer begrenzen möchten, dann können Sie das ebenfalls einstellen.
In welchem Stadium sich die einzelnen Genehmigungsprozesse für Urlaube oder Kundenprojekten gerade befinden, wird in PACS über Fähnchen farblich markiert (rot, gelb, grün, dunkelgrün). So hat jeder Beteiligte den Überblick – direkt in der PACS Bedienungsoberfläche oder in den einzelnen PACS Berichten.
Wie läuft die Urlaubsfreigabe ab?
Bei der Beantragung des Urlaubs bzw. dessen Genehmigung durch den Mitarbeiter wird PACS-intern eine Aufgabe für den Verantwortlichen erstellt. Parallel dazu kann auch eine automatisch generierte E-Mail verschickt werden, damit der Verantwortliche immer auf dem Laufenden ist, unabhängig davon, ob er aktuell bei PACS eingeloggt ist oder nicht.
Welche Vorteile ergeben sich durch die Genehmigungsprozesse?
Dieser Genehmigungs- bzw. Freigabeprozess kann für unterschiedliche Zwecke hilfreich sein. Der verantwortliche Projektleiter kann diesen beispielsweise nutzen, um sicher zu stellen, dass nur die von ihm freigegebenen Positionen an den Kunden abgerechnet werden. Zusätzlich kann dadurch festgelegt werden, dass in den Budgetübersichten nur diese Zeiten die Basis für Abweichungsdarstellungen bilden.
Der beschriebene dreistufige Genehmigungsprozess beschränkt sich aber nicht nur auf Projektzeiten – auch gebuchte Reisekosten und Sonstige Leistungen/Fremdleistungen können so genehmigt bzw. freigegeben werden. Dies kann beispielsweise im BackOffice beim Vier-Augenprinzip bei der internen Kontrolle & Freigabe zur Auszahlung von Reisekostenausgaben der Berater/Ingenieure relevant sein
