Die PACS Kontaktverwaltung ist ein zentraler Bestandteil der Projektcontrolling bzw. Projekt-ERP Software. Es werden dort alle kontaktbezogenen Informationen zu Interessenten, Kunden, Lieferanten und Mitarbeiter-Ressourcen gepflegt. Um den inhaltlichen und bedienungsseitigen Anforderungen der unterschiedlichen Bereiche noch besser gerecht zu werden, haben wir die bisherige Struktur komplett überarbeitet.
Die Bedienung der PACS Software wird dadurch insgesamt noch einfacher und übersichtlicher für Sie. Ab der PACS Version 12.0 werden zum einen die Firmenadressen und Personen-Kontakte in zwei getrennten Bereichen verwaltet. Zum anderen haben wir die Bedienung an die Systematik der Projektverwaltung angepasst.
Wir erklären Ihnen in diesem Artikel, was sich konkret geändert hat, welche Unterschiede es zwischen einer Firmenadresse und einem (Personen-)Kontakt gibt. Und welche Vorteile sich durch die Trennung der Funktionsbereiche für Sie ergeben. Außerdem beschreiben wir Ihnen, welche Aufgaben für Sie als Kunde nach dem Update zur Version 12.0 entstehen.
Welche Veränderungen gibt es durch die neue Kontaktverwaltung?
Die Pflege der Kontakte in der PACS Software erfolgt künftig getrennt in zwei Funktionsbereichen, den Firmenadressen und der (Personen-)Kontaktverwaltung. Bisher erfolgte die Trennung von Firmen-Feldern und individuellen Personendaten direkt bei jedem einzelnen Kontakt.
Damit werden künftig alle unternehmensspezifischen Informationen in einer Firmenadressen-Ansicht hinterlegt – dem Register Firmenadressen. Dies betrifft u.a. den Firmennamen, die Anschrift, Kommunikationsdaten und die Zahlungs- oder Rechnungsinformationen.
Im zweiten Register (Personen-)Kontaktverwaltung werden die individuellen und persönlichen Daten verwaltet. Diese Personen-Kontakte können einer Firmenadresse zugeordnet werden, müssen aber nicht.
Welche Unterschiede gibt es konkret zwischen einer Firmenadresse und einem (Personen-)Kontakt?
Sie legen für jedes Unternehmen eine Firmenadresse an. Wenn es für eine Firma mehrere Standorte und/oder Abteilungen gibt (bspw. auch die Abteilung „Zentraler Einkauf“ oder „Rechnungseingang“), dann müssen Sie für diese Firma mehrere Firmenadressen anlegen. Durch die Kopier-Funktion und direkte Änderung der betroffenen Feldinhalte ist dies schnell möglich.
Über die Suche finden Sie alle Firmenadressen und zugehörigen (Personen-)Kontakte eines Unternehmens. Nach wie vor können Sie dazu nach dem Firmennamen oder dem einheitlichen Firmenkürzel suchen. Die Zusammenstellung der Projektdaten aller Auftraggeber eines Unternehmens in den Controlling-Reports erfolgt auch weiterhin über das Firmenkürzel.
Die neue Kontaktverwaltung in PACS
In der Kontaktverwaltung können Sie personenbezogenen Daten pflegen. Neben den Kontakt-/Personeninformationen, wie Name, Vorname, Geburtsdatum, werden dort ebenfalls individuelle Kommunikationsdaten, wie Telefonnummer und E-Mail, verwaltet. Dazu kann auch eine Postanschrift gehören. Diese ist an dieser Stelle für Personen ohne Firmenadresse relevant. Oder für Mitarbeiter-Kontakte, bei denen Sie zusätzlich zur Firmenadresse auch eine Privatadresse hinterlegen möchten.
Die beiden Bereiche sind eng miteinander verzahnt. Für jede Firmenadresse kann es mehrere dazugehörige Personen-Kontakte geben (z.B. Firmen-Mitarbeiter). Umgekehrt wird ein Personen-Kontakt aber nur zu einer Firmenadresse zugeordnet.
Für die Personen-Kontakte stehen noch weitere Bereiche für individuelle Qualifizierungen zur Verfügung. Es handelt sich dabei um die bereits bekannten Themen wie z.B. die Register Notizen (zum Kontakt), Wiedervorlagen (zum Kontakt), Gruppen (Kategorien wie die Branchenzuordnung), erstellte Angebote (für den Kontakt) sowie (Ressourcen-)Qualifikationen und Ressourcendaten (für die Anlage und Verwaltung Ihrer eigenen Mitarbeiter).
Wie bisher können je Kontakttyp (Interessent, Kunde, Lieferant, Mitarbeiter-Ressource) diese Qualifizierungsmöglichkeiten bzw. Register aktiviert oder deaktiviert werden.
Um diese individuellen Qualifikationen auch für Firmenadressen zu nutzen (bspw. für die Zuordnung einer Branche zu einer Firmenadresse), wird in der Kontaktverwaltung generell zwischen Personen-Kontakten (die weiter oben beschriebenen) und Personen-unabhängigen Kontakten unterschieden.
Ein ‚Personen-unabhängiger Kontakt‘ kann auch für die Auftraggeber-Zuordnung zu einem Projekt, zu einem Angebot oder als Rechnungsadresse genutzt werden, wenn die Adressierung hierfür an die Firma ohne Angabe eines Ansprechpartners erfolgen muss.
Mehr Informationen zu den Firmenadressen & der neuen Bedienung der Kontaktverwaltung finden Sie online in unserem Handbuch unter:
Welchen Nutzen haben Sie durch die neue Bedienung?
Wie oben beschrieben, ist die einfachere und übersichtlichere Pflege der Firmenadressen-Daten in einem separaten Bereich vorteilhaft. In der schnelleren Datenpflege sehen wir den zweiten wesentlichen Vorteil. Dazu haben wir auch die Kontaktsuche vereinfacht. Dadurch verbessert sich wesentlich die Performance bei größeren Datenmengen.
Die Anzeige der Suchergebnisse erfolgt nach wie vor in einer Tabelle. Wenn Sie aber eine Kontaktzeile markieren, werden im rechten Fensterbereich direkt die individuellen Kontaktinformationen in einzelnen Registern dargestellt. (Dies ist vergleichbar zu der Anzeige in der Projektverwaltung.) Bisher musste zur Anzeige der Inhalte immer jede Kontaktzeile einzeln ‚geöffnet‘ werden, damit die Daten sichtbar waren und die Eingabe möglich war.
Diese Detailanzeige erfolgt jetzt direkt durch die Zeilenmarkierung bzw. einen einfachen Zeilenwechsel. So können Sie sich unterschiedliche Kontakte und deren Feldinhalte & Qualifizierungen schnell ansehen und bei Bedarf direkt bearbeiten. Für den Vergleich von Inhalten und zur Pflege von zusätzlichen Daten bedeutet dies eine enorme Vereinfachung.
Ihre Vorteile für Sie zusammengefasst
- Übersichtliche Darstellung einzelner Firmenadressen und (Personen-)Kontakte
- Einheitliches und zentrales Management von unternehmensspezifischen Informationen mit klar zugeordneten Feldern & Qualifizierungen
- Schnelle Anzeige von allen Kontakten aller Firmenadressen eines Unternehmens
- Anzeige von Firmenadressen ohne oder mit Kontaktperson in Berichten und Formularen, wie Angebote und Rechnungen
- Schnelle Vergleichsmöglichkeit von Einträgen zu unterschiedlichen Kontakten (bspw. von Kontaktgruppen-Zuordnungen)
- Detaillierte Suche & Filtermöglichkeiten zu allen Kontakten und Unternehmen
Mit PACS verwalten Sie immer alle Informationen zentral an einer Stelle.
Wie erhalten Sie die neue PACS Version?
Die Funktionen sind ab PACS Version 12.0 verfügbar. Für unsere Cloud-Kunden erfolgt die Bereitstellung durch ein turnusmäßig durchgeführtes Update.
Unsere Kunden mit Installationen in der eigenen Infrastruktur müssen mit uns einen Termin für ein Update vereinbaren. Gerne können Sie sich hierzu an Herrn Dmitry Natenzon wenden.
Rufen Sie Herrn Natenzon an! |
Schreiben Sie Herr Natenzon eine E-Mail! |
UPDATE: Welche To do‘s fallen für Sie bei der neuen Kontaktverwaltung an?
Wie bereits weiter oben erwähnt, gab es in der bisherigen PACS Kontaktverwaltung die Möglichkeit, alle Firmenfelder als Globalfelder zu definieren. (Das sind alle blau hinterlegten Felder in der Kontaktdarstellung). Wenn Sie diese Möglichkeit bisher genutzt haben, dann erfolgt durch das Update für alle betroffenen Kontakte eine ‚automatische‘ Trennung in Firmenadressen und zugehörige (Personen-)Kontakte durch uns.
Für alle anderen Kontakte wird jeweils eine Firmenadresse und ein zugehöriger (Personen-)Kontakt angelegt bzw. nur eine Firmenadresse oder ein (Personen-)Kontakt. Das kommt darauf an, welche Felder vorher ausgefüllt waren.
In jedem Fall ist es notwendig, dass Sie nach dem Update Ihre Firmenadressen und (Personen-)Kontakte überprüfen und bei Bedarf Korrekturen bzw. Bereinigungen vornehmen. Für diese Nacharbeiten stehen Ihnen entsprechende Funktionen zur Verfügung.
Sie benötigen Hilfe bei der neuen Kontaktverwaltung?
Wir sind für Sie da! Rufen Sie uns an unter +49 89 124 716 12 oder schreiben uns eine E-Mail an support@pacs-software.com. Unsere Berater helfen Ihnen weiter.
Oder Sie lesen unser Software Handbuch. Dort finden Sie die neuen Prozesse zur Kontaktverwaltung und den Firmenadressen ausführlich erklärt.
