Ihre PACS Checkliste für 2025/2026

Unsere To-Do-Liste kurz im Überblick

✔️ Feiertagsdateien einspielen
✔️ Spesensätze neu einspielen (DE) oder verlängern
✔️ Urlaubsanspruch für alle Mitarbeiter kopieren
✔️ Personalkosten anpassen
✔️ Arbeitszeitkonten: Auszahlungen eintragen
✔️ Nummernkreise zurücksetzen
✔️ Projekt-Auswahlparameter für Reports: Stichtag für erledigte Projekte weitersetzen
✔️ Backups prüfen

In den folgenden Abschnitten beschreiben wir die einzelnen Punkte detailliert – inklusive der entsprechenden Einstellungen im PACS System.

1. Spielen Sie die Feiertagsdateien ein

PACS Feiertagsdateien enthalten die regional gültigen gesetzlichen Feiertage. Sie bilden die Grundlage für die korrekte Ermittlung von Soll-Arbeitszeiten und sind somit auch die Basis für die Berechnung freier Kapazitäten im PACS Projektplan sowie von Arbeitszeit- und Urlaubskonten. Deshalb ist es wichtig, Feiertage stets vor Jahresbeginn in die PACS Datenbank einzuspielen.

Unsere Kunden mit einem PACS Service- und Supportvertrag haben bereits letztes Jahr eine E-Mail mit den Feiertagsdateien für 2026 erhalten. Wenn Sie einen Service- und Supportvertrag haben, müssen Sie lediglich die Datei entsprechend der in der E-Mail enthaltenen Erläuterung in die PACS Datenbank einspielen.

Unsere Kunden ohne Service- und Supportvertrag können die Feiertagsdateien bei Bedarf jederzeit anfordern. Schreiben Sie hierzu einfach eine formlose E-Mail an support@pacs-software.com.

2. Spielen Sie die neuen Spesensätze ein oder verlängern Sie die Vorjahres-Regelung

Deutschland

PACS Spesensatz-Dateien enthalten die Inlands- und Auslandsspesensätze für den Verpflegungsmehraufwand sowie die jeweils gültigen Abzugsbeträge für Frühstück, Mittag- und Abendessen. Die Spesensätze ändern sich – zumindest in Deutschland – üblicherweise von Jahr zu Jahr. Aus diesem Grund werden die Sätze für das Folgejahr regelmäßig vor Jahresende in die PACS Datenbank eingespielt.

Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) hat am 05.12.2025 die neuen Spesensätze für Auslandsreisen für das Jahr 2026 bekannt gegeben, mit Änderungen u.a. für die Länder Schweiz, Niederlande und Irland.

Des Weiteren ändern sich die Sachbezugswerte auf 2,37 EUR für ein Frühstück bzw. 4,57 EUR für ein Mittag- oder Abendessen. Die Vollverpflegung beträgt somit 11,51 EUR.

Damit Ihre Mitarbeiter auch im nächsten Jahr Reisen in PACS erfassen können, müssen Sie die neue Spesendatei im PACS System bis zum 31.12.2025 einspielen. Gehen Sie dazu in PACS unter Einstellungen | System Konfiguration | Zeiten + Kosten | Verpflegungsmehraufwand | Terms (Spesensatz-Sammlungen). Klicken Sie dann in der Menüleiste auf „Import“ und importieren Sie die Spesendatei. Sofern der Import erfolgreich war, erscheint dann in der Liste folgende neue Zeile: „Deutschland | Standard | DE-2014 | 01.01.2026 | 31.12.2026 | EUR | Reiseziele 215 | Reisen 0“.

Österreich

In Österreich gibt es eine der deutschen Regelung ähnliche Regelung, die sog. Tagesgelder. Anders als in Deutschland wurden seitens der Finanzbehörden jedoch keine neuen Sätze für 2026 festgelegt, die bisherigen Sätze werden somit für das nächste Jahr unverändert fortgelten.

Unsere österreichischen Kunden müssen daher lediglich die Gültigkeit der aktuellen Regelung von 31.12.2025 auf 31.12.2026 verlängern. Dies machen Sie in PACS unter Einstellungen | System-Konfiguration | Zeiten + Kosten | Verpflegungsmehraufwand | Terms (Spesensatz-Sammlungen).

Für PACS Kunden mit Sitz in einem anderen Land haben Spesensätze bislang keine Relevanz, somit sind hier auch keine entsprechenden Maßnahmen zu ergreifen.

Bitte nehmen Sie die erforderlichen Konfigurationen zeitnah vor, also BEVOR die Mitarbeiter Reisen für das Jahr 2026 erfassen. Unsere Cloud-Kunden müssen dies nicht mehr durchführen. Wir haben das für Sie übernommen.

Quellen:

• Steuerliche Behandlung von Reisekosten und Reisekostenvergütungen bei betrieblich und beruflich veranlassten Auslandsreisen ab 1. Januar 2026 (bundesfinanzministerium.de)
• Sachbezugswerte 2026 für freie Unterkunft und Verpflegung – Lohnsteuerabzug (lohn-info.de)
• RIS – Festsetzung der Reisezulagen für Dienstverrichtungen im Ausland – Bundesrecht konsolidiert, Fassung vom 19.12.2022 (bka.gv.at)

3. Pflegen Sie den Urlaubsanspruch Ihrer Mitarbeiter

Der Urlaubsanspruch von Mitarbeitern wird in der PACS Datenbank jahresweise gepflegt. Daher ist es zum Jahresende notwendig, den Urlaubsanspruch für das Folgejahr einzupflegen sowie die Anzahl ggf. verfallener Tage einzutragen. Ein manueller Übertrag von Resturlaub ist nicht notwendig. Dies geschieht automatisch.

Ab PACS Version 12.2.0 können Sie den Urlaubsanspruch für ALLE Mitarbeiter mit nur einem Klick gesammelt auf das Folgejahr kopieren. So sparen Sie sich viel Zeit, weil Sie nicht jeden Mitarbeiter einzeln anklicken müssen. Gehen Sie dazu in der Kontaktverwaltung zu „Weitere Funktionen“ und klicken „Urlaubsanspruch für alle MA auf Folgejahr kopieren“. Tragen Sie das Basis-Jahr, sowie das Ziel-Jahr ein.

4. Passen Sie die Personalkosten an

Gibt es zum nächsten Jahr Änderungen in der Personalkostenstruktur? Falls ja, sind diese Änderungen in der Verwaltung der Personalkosten bzw. bei den kalkulatorischen EKPs der Leistungssätze rechtzeitig einzupflegen. Denn diese Daten sind die Grundlage für zahlreiche Controlling-Auswertungen wie bspw. die dreistufige Deckungsbeitragsrechnung. Und nur, wenn Sie die Daten rechtzeitig einpflegen, können die Berichte auch korrekte und aussagekräftige Ergebnisse liefern!

5. Arbeitszeitkonten: Tragen Sie ausgezahlte Überstunden ein

Werden in Ihrer Firma über das Jahr aufgebaute positive Arbeitszeit-Guthaben nicht in das Folgejahr übernommen? Sondern zum Jahresende an die Mitarbeiter ausgezahlt? Dann muss diese Auszahlung auch in PACS erfasst werden. Wie das genau funktioniert, können Sie in unserem PACS Handbuch unter „Gleitzeitkonto Auszahlung & Überstundenkonto Auszahlung“ nachlesen.

6. Setzen Sie Ihre Nummernkreise zurück

Einige unserer PACS Kunden verwenden Nummernkreise (bspw. für Rechnungsnummern in der PACS Projektabrechnung), welche aus einer Jahreszahl sowie einer danach folgenden „laufenden Nummer“ bestehen.

In solchen Fällen soll die laufende Nummer zum Jahreswechsel häufig wieder bei 1 beginnen. In diesem Fall müssen Sie zum 31.12./01.01. die laufende Nummer auf 0 manuell zurücksetzen. Dies können Sie in der PACS System-Konfiguration unter System | Nummernkreise durchführen.

7. Projekt-Auswahlparameter für Reports: Stichtag für erledigte Projekte weitersetzen

Sie können steuern, welche erledigten Projekte in den Projekt-Filterparametern bei Reports zur Auswahl stehen sollen. I.d.R. werden hier bspw. noch die erledigten Projekte des Vorjahres benötigt, nicht mehr jedoch die Projekte der Jahre davor. Zum Jahreswechsel können Sie daher den Stichtag in PACS entsprechend um ein Jahr weitersetzen (unter Einstellungen | System-Konfiguration | Reporting | Allgemein | Reportparameter Projekt: Anzeige erledigter Projekte in Auswahlliste).

8. Prüfen Sie die Backups

Aufgrund verschiedenster technischer Ursachen kann es leider immer wieder vorkommen, dass bestehende Backup-Aufträge nicht mehr korrekt ausgeführt werden und somit keine weiteren Sicherungen Ihrer PACS Datenbank angefertigt werden. Dies kann bspw. im Falle eines Hardware-Defekts zum Komplettverlust Ihrer in PACS gespeicherten Daten führen.

Betreiben Sie PACS On Premises inhouse oder in Eigenregie bei einem Hoster? Dann bitten wir Sie dringend darum, zu überprüfen, ob die PACS Datenbank bei Ihnen noch täglich gesichert wird!

Dies sollten Sie natürlich regelmäßig machen. Aber der bevorstehende Jahreswechsel bietet einen guten Anlass für uns, Sie nochmal explizit darauf hinzuweisen!

Unser Tipp zum Jahreswechsel

Ein sauberer Jahresabschluss im System sorgt für einen entspannten Start ins neue Jahr. Mit der Checkliste haben Sie alle relevanten Punkte kompakt im Blick.

Haben Sie weitere Fragen? Zögern Sie nicht und fragen unser Support Team unter support@pacs-software.com oder +49 89 124 716 12.