Ihre Checkliste für den Jahreswechsel 23/24

Sind Sie bereit für den Jahreswechsel?

Der Jahreswechsel steht bevor und es ist Zeit, sich auf das neue Jahr vorzubereiten. Wie jedes Jahr gibt es Aufgaben, die erledigt werden müssen, um vorbereitet in das nächste Jahr zu starten. Wir möchten, dass Sie mit PACS im neuen Jahr 2024 direkt und ohne Komplikationen loslegen können. Deshalb haben wir Ihnen eine To-Do-Liste erstellt!

Um Ihnen dabei zu helfen, haben wir eine To-Do-Liste erstellt! In dieser Checkliste finden Sie alle wichtigen Punkte zusammengefasst. So ist Ihr PACS System fit für 2024!

Für unsere PACS Cloud-Kunden wurden die Feiertagsdateien und Spesensätze für 2024 bereits aktualisiert. Als PACS Cloud-Kunde müssen Sie sich also nur um die Punkte 3 bis 7 kümmern.

Wenn Sie möchten, können Sie die Checkliste auch als PDF herunterladen unter PACS Checkliste (pacs-projektcontrolling-software.com).

Unsere To-Do-Liste kurz im Überblick

✔️ Feiertagsdateien einspielen
✔️ Spesensätze neu einspielen (DE) oder verlängern
✔️ Urlaubsanspruch für alle Mitarbeiter kopieren
✔️ Personalkosten anpassen
✔️ Arbeitszeitkonten: Auszahlungen eintragen
✔️ Nummernkreise zurücksetzen
✔️ Schweiz: MwSt.-Änderung in PACS übernehmen
✔️ Backups prüfen

1. Spielen Sie die Feiertagsdateien ein

PACS Feiertagsdateien enthalten die regional gültigen gesetzlichen Feiertage. Sie bilden die Grundlage für die korrekte Ermittlung von Soll-Arbeitszeiten und sind somit auch die Basis für die Berechnung freier Kapazitäten im PACS Projektplan sowie von Arbeitszeit- und Urlaubskonten. Deshalb ist es wichtig, Feiertage stets vor Jahresbeginn in die PACS Datenbank einzuspielen.

Unsere Kunden mit einem PACS Service- und Supportvertrag haben bereits letztes Jahr eine E-Mail mit den Feiertagsdateien für 2024 erhalten. Wenn Sie einen Service- und Supportvertrag haben, müssen Sie lediglich die Datei entsprechend der in der E-Mail enthaltenen Erläuterung in die PACS Datenbank einspielen.

Unsere Kunden ohne Service- und Supportvertrag können die Feiertagsdateien bei Bedarf jederzeit anfordern. Schreiben Sie hierzu einfach eine formlose E-Mail an support@pacs-software.com.

2. Spielen Sie die neuen Spesensätze ein oder verlängern Sie die Vorjahres-Regelung

Deutschland

PACS Spesensatz-Dateien enthalten die Inlands- und Auslandsspesensätze für den Verpflegungsmehraufwand sowie die jeweils gültigen Abzugsbeträge für Frühstück, Mittag- und Abendessen. Die Spesensätze ändern sich – zumindest in Deutschland – üblicherweise von Jahr zu Jahr. Aus diesem Grund werden die Sätze für das Folgejahr regelmäßig vor Jahresende in die PACS Datenbank eingespielt.

Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) hat am 21.11.2023 die neuen Spesensätze für Auslandsreisen für das Jahr 2024 bekannt gegeben, mit Änderungen u.a. für die Länder Italien, Österreich und Spanien. Darüber hinaus ändern sich erstmals seit 2020 auch die Spesensätze für Inlandsreisen (auf 16 bzw. 32 EUR).

Des Weiteren ändern sich die Sachbezugswerte auf 2,17 EUR für ein Frühstück bzw. 4,13 EUR für ein Mittag- oder Abendessen. Die Vollverpflegung beträgt somit 10,43 EUR.

Damit Ihre Mitarbeiter auch im nächsten Jahr Reisen in PACS erfassen können, müssen Sie die neue Spesendatei im PACS System bis zum 31.12.2024 einspielen. Gehen Sie dazu zur PACS System Konfiguration | Zeiten + Kosten | Verpflegungsmehraufwand | Terms (Spesensatz-Sammlungen). Klicken Sie dann in der Menüleiste auf „Extras“ und importieren Sie die Spesendatei. Sofern der Import erfolgreich war, erscheint dann in der Liste folgende neue Zeile: „Deutschland | Standard | DE-2014 | 01.01.2024 | 31.12.2024 | EUR | Reiseziele 225 | Reisen 0“.

Österreich

In Österreich gibt es eine der deutschen Regelung ähnliche Regelung, die sog. Tagesgelder. Anders als in Deutschland wurden seitens der Finanzbehörden jedoch bislang keine neuen Sätze für 2024 veröffentlicht. Insofern ist nunmehr davon auszugehen, dass die bereits seit 2002 geltenden Sätze auch für das nächste Jahr unverändert fortgelten werden. Unsere österreichischen Kunden müssen daher lediglich die Gültigkeit der aktuellen Regelung von 31.12.2023 auf 31.12.2024 verlängern. Dies machen Sie in der PACS System-Konfiguration unter Zeiten + Kosten | Verpflegungsmehraufwand | Terms.

Für PACS Kunden mit Sitz in einem anderen Land haben Spesensätze bislang keine Relevanz, somit sind hier auch keine entsprechenden Maßnahmen zu ergreifen.

Bitte nehmen Sie die erforderlichen Konfigurationen zeitnah vor, also BEVOR die Mitarbeiter Reisen für das Jahr 2024 erfassen. (Unsere Cloud-Kunden müssen dies nicht mehr durchführen. Wir haben das für Sie übernommen.)

Quellen:

3. Pflegen Sie Ihren Urlaubsanspruch

Der Urlaubsanspruch von Mitarbeitern wird in der PACS Datenbank jahresweise gepflegt. Daher ist es zum Jahresende notwendig, den Urlaubsanspruch für das Folgejahr einzupflegen sowie die Anzahl ggf. verfallener Tage einzutragen. Ein manueller Übertrag von Resturlaub ist nicht notwendig. Dies geschieht automatisch.

Ab PACS Version 12.2.0 können Sie den Urlaubsanspruch für ALLE Mitarbeiter mit nur einem Klick gesammelt auf das Folgejahr kopieren. So sparen Sie sich viel Zeit, weil Sie nicht jeden Mitarbeiter einzeln anklicken müssen. Gehen Sie dazu auf das Icon „Urlaubsanspruch für alle MA auf Folgejahr kopieren“. Und tragen Sie das Basis-Jahr, sowie das Ziel-Jahr ein.

4. Passen Sie die Personalkosten an

Gibt es zum nächsten Jahr Änderungen in der Personalkostenstruktur? Falls ja, sind diese Änderungen in der Verwaltung der Personalkosten bzw. bei den kalkulatorischen EKPs der Leistungssätze rechtzeitig einzupflegen. Denn diese Daten sind die Grundlage für zahlreiche Controlling-Auswertungen wie bspw. die dreistufige Deckungsbeitragsrechnung. Und nur, wenn Sie die Daten rechtzeitig einpflegen, können die Berichte auch korrekte und aussagekräftige Ergebnisse liefern!

5. Arbeitszeitkonten: Tragen Sie Auszahlungen ein

Werden in Ihrer Firma über das Jahr aufgebaute positive Arbeitszeit-Guthaben nicht in das Folgejahr übernommen? Sondern zum Jahresende an die Mitarbeiter ausgezahlt? Dann muss diese Auszahlung auch in PACS erfasst werden. Wie das genau funktioniert, können Sie in unserer PACS Online Hilfe unter „Gleitzeitkonto Auszahlung & Überstundenkonto Auszahlung“ nachlesen.

6. Setzen Sie Ihre Nummernkreise zurück

Einige unserer PACS Kunden verwenden Nummernkreise (bspw. für Rechnungsnummern in der PACS Projektabrechnung), welche aus einer Jahreszahl sowie einer danach folgenden „laufenden Nummer“ bestehen.

In solchen Fällen soll die laufende Nummer zum Jahreswechsel häufig wieder bei 1 beginnen. In diesem Fall müssen Sie zum 31.12./01.01. die laufende Nummer auf 0 manuell zurücksetzen. Dies können Sie in der PACS System-Konfiguration unter System | Nummernkreise durchführen.

7. Schweiz: Beachten Sie die Änderung der Mehrwertsteuer ab dem 01.01.2024

Ab dem 01.01.2024 wird die Mehrwertsteuer in der Schweiz auf 8,1 Prozent von bisher 7,7 Prozent erhöht. Für eine korrekte Projektabrechnung müssen Sie diese Anpassung auch in PACS übernehmen.

Gehen Sie dazu in die SYSTEM-KONFIGURATION zu INTERNATIONALISIERUNG | STEUERARTEN. Legen Sie hier jeweils den neuen MwSt.- und VSt.-Satz an. Setzen Sie den Haken in der Spalte „Standard“, dass dieser Steuersatz standardmäßig verwendet wird.

Diesen neuen Steuersatz müssen Sie bei den Rechnungen unter den Rechnungsvorgaben mit Datumsabgrenzung eintragen. Zusätzlich müssen Sie auch bei den Kostensätzen im Bereich LEISTUNGSARCHIV die Vorsteuersätze anpassen.

8. Prüfen Sie die Backups

Aufgrund verschiedenster technischer Ursachen kann es leider immer wieder vorkommen, dass bestehende Backups nicht mehr korrekt ausgeführt werden. Und daraufhin keine weiteren Sicherungen Ihrer PACS Datenbank angefertigt werden. Dies kann bspw. im Falle eines Hardware-Defekts zum Komplettverlust Ihrer in PACS gespeicherten Daten führen.

Betreiben Sie PACS inhouse oder in Eigenregie bei einem Hoster? Dann bitten wir Sie dringend darum, zu überprüfen, ob die PACS Datenbank bei Ihnen noch täglich gesichert wird!

Dies sollten Sie natürlich regelmäßig machen. Aber der bevorstehende Jahreswechsel bietet einen guten Anlass für uns, Sie nochmal explizit darauf hinzuweisen!

Haben Sie weitere Fragen? Zögern Sie nicht und fragen unser Support Team unter support@pacs-software.com oder +49 89 124 716 12.

Ihre PACS Checkliste für 2023/2024