Zum Jahresende gilt es, die Weichen für ein erfolgreiches Jahr 2021 zu stellen. Was in zahlreichen Bereichen des Lebens gilt, gilt auch für die PACS Projektcontrolling-Software. Denn auch hier gibt es einige Punkte, die Jahr für Jahr zu bedenken sind, um einen reibungslosen Start in das neue Jahr zu gewährleisten. In der folgenden ToDo-Checkliste haben wir die wichtigsten Punkte für Sie zusammengestellt, damit Ihr PACS-System fit wird für 2021!
Unsere Checkliste kurz im Überblick
✔️ MwSt. Änderungen beachten
✔️ Feiertagsdateien einspielen
✔️ Spesensätze einspielen
✔️ Urlaubsanspruch pflegen
✔️ Personalkosten anpassen
✔️ Arbeitszeitkonten: Auszahlungen eintragen
✔️ Nummernkreise zurücksetzen
✔️ Backups prüfen
MwSt.-Änderung ab dem 01.01.2021 beachten
In unserer E-Mail Mitte 2020 hatten wir Ihnen bereits die notwendigen Maßnahmen zu den MwSt. Änderungen zusammengestellt (für die Zeit nach dem 01.07.2020 und nach dem 01.01.2021). Wir werden Ihnen Anfang 2021 dazu nochmals Informationen zukommen lassen.
Feiertagsdateien einspielen
PACS Feiertagsdateien enthalten die regional gültigen gesetzlichen Feiertage. Sie bilden die Grundlage für die korrekte Ermittlung von Soll-Arbeitszeiten und sind somit auch die Basis für die Berechnung freier Kapazitäten im PACS Projektplan sowie von Arbeitszeit- und Urlaubskonten. Daher ist es wichtig, Feiertage stets vor Jahresbeginn in die PACS Datenbank einzuspielen.
Für unsere PACS Cloud-Kunden wurden die Feiertagsdateien für 2021 bereits eingespielt. Als PACS Cloud-Kunde brauchen Sie sich also um nichts weiter zu kümmern, wir haben die Arbeit für Sie bereits erledigt.
Unsere Kunden mit einem PACS Service- und Supportvertrag haben gegen Ende Oktober/Anfang November bereits eine Email mit den Feiertagsdateien für 2021 erhalten. Wenn Sie einen Service- und Supportvertrag haben, müssen Sie lediglich die Datei entsprechend der in der Email enthaltenen Erläuterung in die PACS Datenbank einspielen.
Unsere Kunden ohne Service- und Supportvertrag können die Feiertagsdateien bei Bedarf jederzeit anfordern. Schreiben Sie hierzu einfach eine formlose E-Mail an support@pacs-software.com
Spesensätze einspielen
PACS Spesensatz-Dateien enthalten die Inlands- und Auslandsspesensätze für den Verpflegungsmehraufwand sowie die jeweils gültigen Abzugsbeträge für Frühstück, Mittag- und Abendessen. Die Spesensätze ändern sich, zumindest in Deutschland, i.d.R. von Jahr zu Jahr. Die Spesensätze für 2020 laufen also zum 31.12.2020 aus. Damit Sie auch im neuen Kalenderjahr mit der PACS Reisekostenerfassung Ihre Reisezeiten erfassen können und PACS automatisch die korrekten Spesensätze ermitteln kann, ist es notwendig, die 2021er Spesensätze in die PACS Datenbank einzuspielen. Was dies für Sie im Detail bedeutet, können Sie im Artikel zu den Spesensätzen 2020 lesen.
Urlaubsanspruch pflegen
Der Urlaubsanspruch von Mitarbeitern wird in der PACS Datenbank jahresweise gepflegt. Daher ist es zum Jahresende notwendig, den Urlaubsanspruch für das Folgejahr einzupflegen sowie die Anzahl ggf. verfallener Tage einzutragen. Ein manueller Übertrag von Resturlaub ist nicht notwendig, dies geschieht automatisch.
Personalkosten anpassen
Gibt es zum neuen Jahr Änderungen in der Personalkostenstruktur? Falls ja, sind diese Änderungen in der Personalkosten-Verwaltung bzw. bei den kalkulatorischen EKPs der Leistungssätze rechtzeitig einzupflegen. Denn diese Daten sind die Grundlage für zahlreiche Controlling-Auswertungen wie bspw. die dreistufige Deckungsbeitragsrechnung. Und nur, wenn Sie die Daten rechtzeitig einpflegen, können die Berichte auch korrekte und aussagekräftige Ergebnisse liefern!
Arbeitszeitkonten: Auszahlungen eintragen
Werden in Ihrer Firma über das Jahr aufgebaute positive Arbeitszeit-Guthaben nicht in das Folgejahr übernommen, sondern zum Jahresende an die Mitarbeiter ausgezahlt, muss diese Auszahlung auch in PACS erfasst werden. Wie das genau funktioniert können Sie in unserer PACS Online-Hilfe unter Gleitzeitkonto Auszahlung & Überstundenkonto Auszahlung nachlesen.
Nummernkreise zurücksetzen
Einige PACS Kunden verwenden Nummernkreise (bspw. für Rechnungsnummern in der PACS Projektabrechnung), welche aus einer Jahreszahl sowie einer danach folgenden „laufenden Nummer“ bestehen. In solchen Fällen soll die laufende Nummer zum Jahreswechsel häufig wieder bei 1 beginnen. Da es hier keinen Automatismus seitens PACS gibt, ist in diesem Fall das manuelle Zurücksetzen auf 0 zum 31.12./01.01. erforderlich (in der PACS System-Konfiguration unter System -> Nummernkreise).
Backups prüfen
Aufgrund verschiedenster technischer Ursachen kann es leider immer wieder vorkommen, dass bestehende Backup-Aufträge nicht mehr korrekt ausgeführt werden und daraufhin keine weiteren Sicherungen Ihrer PACS Datenbank angefertigt werden. Dies kann bspw. im Falle eines Hardware-Defekts zum Komplettverlust Ihrer in PACS gespeicherten Daten führen.
Wenn Sie PACS inhouse betreiben oder in Eigenregie bei einem Hoster, möchten wir Sie dringendst darum bitten, zu überprüfen, ob die PACS Datenbank bei Ihnen noch täglich gesichert wird!
Dies sollten Sie natürlich regelmäßig machen, aber der bevorstehende Jahreswechsel bietet einen guten Anlass für uns, nochmal explizit darauf hinzuweisen!
