Funktionen PACS Basismodul
Die leistungsfähige PACS Projektverwaltung & Kontaktverwaltung und das flexible Berichtstool liefern Ihnen bereits in der Basisversion wichtige Instrumente für ein effizientes Projektcontrolling!
Projektverwaltung
Die PACS ERP-Software bietet leistungsfähige Funktionen der Projektverwaltung, damit Sie Ihre Projektstrukturen einheitlich verwalten können. Die Projektverwaltung als zentrales Bindeglied zeigt Ihnen in jeder Stufe des Projektprozesses den aktuellen Leistungsstand im Überblick. Alle Projektdaten werden immer aktuell & in Echtzeit bewertet. Durch die integrierte Projekt-Auftragsverwaltung mit Budgets für Zeiten sowie Sachkosten und Fremdleistungen können Sie sofort Ihr individuelles Projektcontrolling umsetzen und die Profitabilität Ihrer Projekte steigern. Unser Ziel ist es, dass Sie jederzeit die Wirtschaftlichkeit Ihrer Projekte im Blick haben!
- Anlage und Verwaltung von Projekten
- Auftraggeber & Rechnungsadresse
- Projektname & Nummer
- Projektstatus (Akquisition, Durchführung, abgeschlossen)
- Projektleiter (auch Stellvertreter)
- Projektteam-Festlegung mit Stunden- & Tagessätzen je Berater/Ingenieur und Leistungsbereich
- Projektkalkulation (Einzelpositionen) für Zeiten & Sachkosten bzw. Fremdleistungen. Zusätzlich unterteilbar nach Projektschritten/Arbeitspakten.
- Projekt-Auftragsvolumen nach Honorar & Nebenkosten, als Preisobergrenze oder als Summe der erbrachten Leistungen (ohne Begrenzung) definierbar. Die mit dem Kunden vereinbarte Variante zur Projektabrechnung wird separat festgelegt.
- Unterteilung des Projekt-Auftragsvolumens in Eigenleistungs- & Fremdleistungsanteil
- Qualifizierung als Externes (Kunden-)Projekt oder Internes Projekt (Backoffice, Urlaub, Krankheit, Fortbildung usw.)
- Klassifizierungen nach Projektart & Projektkategorien (frei definierbar)
- Zuordnung zu einer Business-Unit & damit zu der Firma (Mandant), über die die Projektabrechnung erfolgt
- Start- & Endtermine (Plan & Ist)
- Individuelle Freifelder
- Projektnotizen
- Projektbeteiligte (bspw. Projektteam-Mitglieder des Kunden)
- Add-On Fremdwährungen: Einstellung einer von der Leitwährung abweichenden Projekt- bzw. Abrechnungswährung
Kontaktverwaltung
In der Projekt-ERP-Lösung nehmen auch Kontakte eine zentrale Rolle ein. Egal ob als Interessent, Kunde, Rechnungsempfänger, Lieferant, externer Projekt-Beteiligter oder als Projektteam-Mitglied bzw. Mitarbeiter-Ressource, jeder Kontakt ist ein wichtiger Teil eines oder mehrerer Projekte. Bei der laufenden Pflege dieser Kontakte unterstützt Sie PACS mit leistungsfähigen Funktionen. Durch die einheitliche & zentrale Verwaltung finden Sie beispielsweise Firmen und Personen schnell über die Volltextsuche bzw. Einzelfeldsuche. Ein direkter Export von Kontaktdaten in MS Excel ist möglich, zusätzlich bietet PACS weitere Schnittstellen zu MS Office an, um Ihre Arbeit zu vereinfachen.
- Firmen- und personenbezogene Daten (über 50 Felder)
- Qualifizierung (frei definierbar) als Kontakttyp (Kunde | Mitarbeiter | Lieferant) & über Kontaktkategorien
- Individuelle Postanschrift, Straße oder Postfach je Kontakt (Postanschrift-Layout definierbar)
- Einfacher Übertrag der Postanschrift per Zwischenablage-Funktion
- Zuordnung von Notizen zu jedem Kontakt, mit Vermerk Datum & Verfasser
- Einfacher Übertrag in MS Excel & Ausdruck in Listen
- Anzeige der Adresse im Online-Kartendienst (bspw. Google Maps)
- Mail-Versand über MS Outlook & MS Office 365
- Übernahme von Adress-Daten in MS Outlook-Kontakte und des Datums Geburtstag in MS Outlook-Kalender, auch bei Einsatz Office 365 (Add-On)
- Übernahme Kontakt-Daten für Einzel-Mail oder -Briefe bzw. Serien-Mails oder -Briefe (MS Word)
Kontakte Projektakquise/CRM
Weitere Kontaktverwaltungs-Funktionalitäten, die speziell auf die gezielte Ansprache von Interessenten & Kunden ausgelegt sind, bietet Ihnen das PACS Modul Projektakquise/ CRM.
Mitarbeiter-Ressourcen-/HR-Verwaltung
Neben dem Namen und Vornamen (wichtig für die Anzeige in Berichten & Tätigkeitsnachweisen von Rechnungen) werden zusätzliche Infos hinterlegt:
- Anmeldedaten (auf Basis von Passwort-Richtlinien)
- Zugriffsrolle/-rechte für Bereiche/Funktionen, Projekte, Mitarbeiter, Personalakte, Berichte
- Qualifizierung als Festangestellt oder Freiberuflich
- Karrierestufe & Produktivitätsvereinbarung
- Zuordnung der Verantwortungsbereiche (Firma, Partnerbereich, Abteilung, Niederlassung, Team)
- Vertragliche Arbeitszeit (Vollzeit, Teilzeit), relevant u.a. zur Ermittlung des Arbeitszeitkontos und zur Ressourcenauslastung
- Vereinbarter Urlaubsanspruch
- Bevorzugte Einheit für Zeiterfassung (stundenweise, Tagesanteil)
- Land Arbeitsvertrag (relevant für Reisekosten-Spesensätze/-VMA)
- Arbeitszeitregelung (Überstunden- & Gleitzeitregelung)
- Kalkulatorische Personalkosten pro Tag (Monatsgehalt, 13. Gehalt, Bonus), relevant u.a. für Berechnungen Deckungsbeitrag
- Individueller Feiertagskalender, relevant u.a. zur Ermittlung des Arbeitszeitkontos und zur Ressourcenauslastung
Personalakte (Add-On)
Schriftliche, strukturierte Dokumentation von getroffenen Vereinbarungen mit jedem Mitarbeiter. Die für Ihre Firma relevanten Themen sind firmeneinheitlich & individuell definierbar. Einsatz-Beispiele:
- Bewerbungs-/ Einstellungsgespräche und Jahresend-Gespräche
- Erläuterung der qualitativen Kriterien zu Zielvereinbarungen (Verkaufsziele, Verkaufte Projektzeiten usw.)
- Besprochene Weiterbildungsmaßnahmen oder Zusatzleistungen, wie PKW Leasing, Firmentelefon, Elternzeit, Studium usw.
- Verwaltung von Onboarding-Themen
- Erfüllung der internen Doku-Anforderungen bei Compliance-Angelegenheiten, wie die Bereitstellung von Unterlagen durch die Firma (bspw. Verfahrensanweisungen, Datenschutzrichtlinien oder Vertraulichkeitsverpflichtungen) und deren Inkenntnisnahme durch den MA (Unterschrift)
Projektcontrolling & Berichts-Tool
Das PACS Projektcontrolling umfasst alle Phasen des Projektes, von der Projekakquise über die Projektplanung und Leistungszuordnung bis zur Projektabrechnung. Zentral für diese effektive Projektsteuerung ist das umfangreiche & flexible Berichtswesen. PACS Standard-Berichte sind im Funktionsumfang der Module & Add-Ons enthalten. Der Berichtsaufruf erfolgt direkt aus den einzelnen Softwarebereichen – vom eher Kennzahlen-orientierten Managementbericht bis zur Detailliste.
- Alle Berichte enthalten Ihr Firmen-Logo. Die Anzeige der Berichtinhalte erfolgt in Deutsch oder Englisch (Standard), auch unterschiedliche Länderformate (Datum, Beträge) sind auswählbar.
- Das Reporting bietet detaillierte Controlling-Möglichkeiten für unterschiedliche Zeiträume: zu Kunden, Projekten & Mitarbeitern, Zeiten & Kosten, Angeboten, Planungen & Abrechnungen
- Plan-Ist-Vergleiche für Projekte & Mitarbeiter
- Detail-Listendarstellungen zu Kunden, Projekten & Mitarbeitern
- Matrix-/ Pivot-Darstellungen zu Zeiten & Kosten pro Tag, KW oder Monat
- Diagrammdarstellungen (Balken-, Linien-, Kreis-, Gantt-, Gauge- und Trichterdiagramme)
- Mehrstufige Erfolgs- bzw. Deckungsbeitragsrechnung für Projekte & Mitarbeiter
- Bericht-Export in PDF oder MS Excel möglich
Die PACS Standardberichte und auch das Standard-Rechnungsformular können an individuelle Wünsche angepasst werden. Egal, ob Sie in der PACS Cloud arbeiten oder die PACS Software Inhouse installiert haben.
Customizing-Tool
Über diese umfangreichen Customizing-Möglichkeiten können Sie selbst die gewünschten Einstellungen am projektbasierten PACS Projektcontrolling & ERP-System vornehmen – ohne Programmieraufwand. Unser Beitrag für Ihren maßgeschneiderten Software-Einsatz!
- Festlegung von Zeiteinheiten (Stunden/ Tage) für die Projektzeiterfassung und für die Anzeige von Summenwerten
- Definition von Nummernkreisläufen (Projekt-Nr., Rechnungs-Nr., Angebots-Nr., etc.)
- Aktivierung & Definition von Passwortrichtlinien
- Festlegung der Spalten- bzw. Feld-Sichtbarkeit in den einzelnen Software-Bereichen
- Definition von Auswahlmenüs bei Kontakten, Projekten, Zeiten und Kosten
- Definition von Business-Units/ Kostenstellen
- Definition von Projekt-Qualifizierungskriterien
- Aktivierung von Ländern & Währungen (Voraussetzung: Add-On Fremdwährungen)
Add-On Fremdsprache Englisch
PACS wird heute bereits neben den DACH-Staaten u.a. in den USA, Großbritannien, Singapur, den Niederlanden, Italien, Spanien, Rumänien und Tschechien erfolgreich eingesetzt. Die Globalisierung macht auch vor Ihnen keinen Halt? Mit diesem Add-On tragen Sie der verstärkten Internationalisierung Ihrer Geschäftstätigkeit Rechnung.
- Deutsch oder Englisch als Sprache einstellen
- Für den PACS Web Client Zeiten & Kosten sowie den PACS Rich Client (mit Kontaktverwaltung & Projektverwaltung usw.)
- Auf Rechnungen, Mahnungen & vielen Berichten
Add-On Fremdwährungen
Im Rahmen internationaler Geschäftstätigkeiten fallen bei Auslandsreisen häufig Spesen in Fremdwährungen an, darüber hinaus sollen Rechnungen an Auslandskunden in der jeweiligen Landeswährung gestellt werden. Dieses Add-On bietet Ihnen die Möglichkeit, Beträge in jeder beliebigen Währung zu erfassen und zu fakturieren.
- Definition einer Leitwährung
- Erfassung von Reisekosten und sonstigen Leistungen in abweichender Belegwährung mit Eintrag des tatsächlich gezahlten Wechselkurses
- Einstellung einer projektspezifischen Projektwährung zur Weiterfakturierung an den Kunden
- Festlegung einer mitarbeiterspezifischen Auszahlungswährung für verauslagte Reisespesen
- Umrechnung aller Beträge in die jeweils relevante Währung mit aktuellem Wechselkurs
