Mit der PACS Software können Ihre Arbeitnehmer die eigenen Arbeitszeiten für verschiedene Projekte erfassen. Als Arbeitgeber haben Sie die Verantwortung, sicherzustellen, dass die gesetzlichen und inhaltlichen Vorgaben der Zeiterfassung eingehalten werden. Mit PACS können Sie dies pro Arbeitstag und über Arbeitszeitkonten einfach überwachen.
Arbeitszeitkonten bieten ein breites Spektrum an Vorteilen, sowohl für Arbeitnehmer als auch für Unternehmen. Um die wichtigsten Grundlagen zu verstehen und zu erfahren, wie man das Beste aus einem Arbeitszeitkonto herausholen kann, haben wir diesen Blogartikel geschrieben.
Mit der PACS Software haben Sie außerdem jederzeit einen Überblick über bereits geplante Urlaubstage und können ganz einfach noch freie Urlaubstage einsehen. Aber nicht nur das: Auch die Ansicht für die Urlaubstage aller Mitarbeiter ist für Geschäftsführer oder Bereichsleiter möglich. So behalten Sie stets den Überblick über den Urlaubsstand Ihrer gesamten Belegschaft.
Wir erklären Ihnen, wie Sie ein Arbeitszeitkonto in Verbindung mit der PACS Software nutzen können und warum es vorteilhaft ist. Außerdem erläutern wir Ihnen die Zusammenhänge zwischen einem Arbeitszeitkonto, einem Überstundenkonto und einem Urlaubskonto. Und zeigen Ihnen auf, wie Sie diese in PACS abbilden.
Was versteht man unter einem Arbeitszeitkonto?
Es existieren verschiedene Arbeitszeitmodelle wie beispielsweise die Gleitzeit mit Kernarbeitszeit, die Funktionszeit ohne Kernarbeitszeit und das Home Office. Funktionszeit ist eine Variation der Gleitzeit, bei der es keine Kernarbeitszeit gibt.
Insbesondere für diese Modelle empfiehlt sich ein Arbeitszeitkonto. Der Begriff “Arbeitszeitkonto” wird häufig als Synonym für ein Gleitzeitkonto verwendet.
Aber was berechnet ein Arbeitszeitkonto genau?
Mit jedem Mitarbeiter ist im Arbeitsvertrag die wöchentliche oder monatliche Soll-Arbeitszeit sowie die Regelung bei Überstunden vereinbart. Ein Arbeitszeitkonto berechnet, ob die Mitarbeiter diese vertraglich vereinbarte Arbeitszeit einhalten. Auf diese Weise haben Sie als Arbeitgeber stets einen Überblick über die geleistete Arbeit der Arbeitnehmer. Weiter können Sie vertraglich festlegen, ob ein positives Arbeitszeitkonto auf den Folgemonat oder das Folgejahr übertragen wird.
Durch ein Arbeitszeitkonto wird ersichtlich, ob zu viele oder zu wenige Arbeitsstunden erfasst worden sind. Falls sich eine große Anzahl an Überstunden angesammelt hat, können diese durch Freizeitausgleich oder finanzielle Kompensation verrechnet werden. Dies ist abhängig von den betrieblichen oder vertraglichen Regelungen.
In der Praxis kann es aber auch vorkommen, dass die Angestellten ein Defizit an Arbeitsstunden aufweisen. Dies kann eintreten, wenn einzelnen Personen nicht ausreichend Projektaufgaben zugeteilt sind.
Damit diese Situation nicht eintritt, sollten die Ihnen zur Verfügung stehenden Personalressourcen optimal eingesetzt bzw. verteilt sein. Wir erklären Ihnen in unserem Blogbeitrag zum Personalcontrolling, wie Sie die Ressourcenplanung Ihrer Mitarbeiter in PACS umsetzen können.
Was sind die Vorteile von einem Arbeitszeitkonto?
Durch ein Arbeitszeitkonto können Unternehmen auf Schwankungen in der Auftragslage reagieren und den Mitarbeitern eine flexible Arbeitszeit sowie eine verbesserte Work-Life-Balance ermöglichen. Dies führt dazu, dass die Mitarbeiter motivierter und zufriedener sind.
Es ist von großer Bedeutung, darauf zu achten, dass Überstunden nicht zur Dauerbelastung werden. Eine solche Überbeanspruchung könnte negative Auswirkungen auf die körperliche und seelische Gesundheit der Angestellten haben. Es ist daher ratsam, eine ausgewogene Ressourcenverteilung zu erreichen und Überstunden nur in Ausnahmefällen zu leisten.
Insgesamt bietet das Arbeitszeitkonto also den Arbeitnehmern mehr Kontrolle über ihre Arbeitszeit und ermöglicht es ihnen, Auszeiten in Anspruch zu nehmen und gleichzeitig weiterhin produktiv zu sein.
Das Arbeitszeitkonto hat einen weiteren Vorteil. Für geringfügig Beschäftigte, wie beispielsweise Werkstudenten, ist damit auch die Dokumentation von Arbeitszeiten für den Erfüllungsnachweis des Mindestlohngesetzes möglich.
Dies müssen Sie unbedingt beachten
Wenn Sie ein Arbeitszeitkonto verwenden, muss dies im Arbeitsvertrag verankert sein. Sie dürfen als Arbeitgeber nicht einfach ein Arbeitszeitkonto einführen. Das liegt daran, dass Überstunden in diesem Arbeitsverhältnis sozusagen auch erwartet werden.
Arbeitszeitkonto berechnen mit der PACS Software
Um die eigenen Arbeitszeiten so einfach & schnell wie möglich zu erfassen, empfiehlt sich die Softwarelösung PACS Software. Mit PACS haben Sie die Möglichkeit, Ihre Arbeitszeiten bequem online und mobil zu erfassen.
Diese Daten benötigen Sie zur Berechnung
Zur Berechnung des Arbeitszeitkontos müssen Sie zunächst die im Arbeitsvertrag definierten Arbeitszeiten des Mitarbeiters pro Tag in die PACS Stammdatenverwaltung eintragen, ebenso wie das Eintrittsdatum.
Da die Feiertage auf unterschiedliche Wochentage in einem Kalenderjahr fallen können, müssen diese für jedes Jahr separat hinterlegt werden. Neben den individuellen Feiertagen eines Bundeslandes werden dabei auch die firmenspezifischen Regelungen berücksichtigt (bspw. für den 24. und 31. Dezember).
Zum schnellen Eintrag der Feiertage stellen wir Ihnen hierfür individuelle Feiertagsdateien bereit. Auf dieser Basis berechnet PACS die Soll-Arbeitszeit jedes einzelnen Mitarbeiters pro Woche, Monat und Jahr.
Für die Ermittlung des Arbeitszeitkontos bzw. Überstundenkontos wird diese Soll-Arbeitszeit den erfassten Ist-Projektzeiten gegenübergestellt. Die Differenz wird als Guthaben oder Negativsaldo ausgewiesen.
Einstellungen zu Ihrem Arbeitszeitkonto
Sie können zudem in den Stammdaten eines Mitarbeiters weitere Berechnungskriterien für das Arbeitszeitkonto hinterlegen. Beispielsweise, ob eine bestimmte Anzahl von Stunden pro Woche oder Monat oder sogar die gesamte Anzahl der Überstunden mit dem Gehalt abgegolten sind. Oder ob das Arbeitszeitkonto auf den Folgemonat oder das Folgejahr übertragen wird.
Werten Sie Ihr Arbeitszeitkonto aus
Jeder Mitarbeiter kann die eigenen Arbeitszeiten über verschiedene PACS Berichte abrufen. Neben der Tagesliste der eigenen Tätigkeiten für einzelne Projekte zeigen Standardberichte auch stichtagsgenau den aktuellen Stand des Arbeitszeitkontos. Außerdem ist es möglich, über die PACS App die Auswertungen für die eigenen Zeiten, Reisetage oder Reisekosten als Liste oder Grafik aufzurufen.
Als Arbeitgeber haben Sie die Möglichkeit, sämtliche Arbeitszeitkonten Ihrer Mitarbeiter in einer Übersicht einzusehen. Hierfür können Sie den Standard-Report „Arbeitszeitkonten & Urlaubskonten aller Mitarbeiter“ aufrufen.
Urlaubskonto & Urlaubsantrag in PACS Software
Um einen kompletten Überblick über Arbeitstage und Abwesenheiten der Mitarbeiter zu erhalten, können Sie in PACS auch die Urlaubstage einsehen und damit das Urlaubskonto jedes einzelnen Mitarbeiters in PACS berechnen. Dazu müssen Sie in den Stammdaten für jeden Mitarbeiter den Urlaubsanspruch pro Kalenderjahr hinterlegen.
Über eine zusätzlich aktivierbare Überwachungsfunktion kann verhindert werden, dass ein Mitarbeiter mehr Urlaubstage beantragt oder erfasst als verfügbarer Anspruch existiert.
Urlaubsantrag & Genehmigung
Der Urlaubsantrag und die Genehmigung funktionieren in PACS einfach & schnell. Sie möchten als Angestellter einen Urlaub beantragen? Dann fixieren Sie Ihre Urlaubsplanung im Abwesenheitskalender und schicken diese in PACS an Ihren Vorgesetzten zur Genehmigung. Der Antrag erfolgt automatisch PACS-intern oder zusätzlich per E-Mail.
Die beantragten Urlaubstage werden mit einem gelben Fähnchen markiert. Die vom Vorgesetzten genehmigten Urlaubstage werden mit einem hellgrünen Fähnchen gekennzeichnet.
Haben Sie den zweistufigen Genehmigungsprozess für die zusätzliche Genehmigung durch den Geschäftsführer aktiviert, werden die endgültig genehmigten Urlaubstage mit einem dunkelgrünen Fähnchen markiert. So können alle Beteiligten den aktuellen Status des Urlaubsantrags verfolgen.
Die Geschäftsführung bzw. das Back Office oder je nach Einstellung auch alle Mitarbeiter können jederzeit den Urlaubskalender aller Mitarbeiter aus PACS abrufen. So wird stets der Überblick bewahrt, welchen Mitarbeitern an welchen Tagen der Urlaub genehmigt wurde. Dadurch kann auch auf Engpässe schnell reagiert werden. Und das Unternehmen kann sicherstellen, dass die Ressourcen optimal ausgelastet sind.
Mehr Informationen zum Urlaubsantrag finden Sie in unserem Blogartikel zur mobilen Urlaubsgenehmigung und der Genehmigung über drei Stufen.
Haben Sie Kontrolle über Ihren Urlaubsanspruch
Kontrolliert die Software, dass ein Mitarbeiter die Grenze des Urlaubsanspruchs nicht überschreitet? Ja, die Anzahl der beantragten Urlaubstage wird dem Jahresurlaubsanspruch gegenübergestellt. Daraus ermittelt die Software den noch verbleibenden Urlaubsanspruch je Mitarbeiter stichtagsgenau. Jeder Mitarbeiter kann den eigenen aktuell noch verbleibenden Urlaubsanspruch in PACS abrufen.
Auch die Geschäftsleitung oder die Bereichsleiter können in PACS diese Urlaubsansprüche der einzelnen Mitarbeiter sowie von ganzen Teams direkt abrufen.
Was passiert mit dem Resturlaub der Mitarbeiter?
Für den Arbeitnehmer wird der Resturlaubsanspruch auf das Folgejahr fortgeschrieben. Oder ausbezahlt, je nach Vereinbarung. Aus Unternehmersicht führen diese nicht genommenen Urlaubstage zu geringerer Ressourcenverfügbarkeit im Folgejahr. Zudem müssen dafür buchhalterisch Urlaubsrückstellungen gebildet werden. PACS kann Sie bei der Berechnung der Rückstellungen unterstützen.
Neben den verbleibenden Urlaubsansprüchen bilden dafür die Basis die hinterlegten kalkulatorischen Personalkosten je Mitarbeiter (pro Gehaltsstufe) pro Arbeitstag. Auf dieser Basis kann die Höhe der Urlaubsrückstellungen zum gewünschten Stichtag ermittelt werden.
Behalten Sie den Überblick über alle Abwesenheiten
Zu den möglichen Abwesenheiten gehören unter anderem Urlaub, Krankheit und Fortbildung. Sie möchten einen Überblick zu allen Abwesenheiten der Mitarbeiter? Im PACS Abwesenheitskalender werden die Urlaubstage neben den sonstigen Abwesenheiten zentral verwaltet. Dadurch sind diese immer aktuell und abgestimmt. Die Vorgesetzten können so den Überblick über alle Abwesenheiten aller Mitarbeiter behalten. Eine gute Übersicht dazu bekommen Sie über den PACS Bericht „Abwesenheiten aller Mitarbeiter (Zeitachse)“.
Fazit
Das Arbeitszeitkonto und Urlaubskonto erlaubt es Arbeitgebern, die Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter über einen bestimmten Zeitraum zu planen und deren Höhe zu überwachen. Durch diese Maßnahme wird gewährleistet, dass die Ressourcen gerecht verteilt werden und Projektaufgaben effizient durchgeführt werden können.
Zudem dient es als Mittel, um den Mitarbeitern ausreichende Erholungsphasen zwischen arbeitsintensiven Phasen zu geben. Dadurch wird sichergestellt, dass alle Beteiligten eine faire und zeitgerechte Vergütung für ihre Arbeit erhalten.
Anhand der PACS Software können Sie Arbeitszeiten und Abwesenheiten sichtagsgenau ermitteln. Wenn Sie einen Überblick über das Arbeitszeit-, Überstunden- sowie Urlaubskonto haben, haben Sie die Möglichkeit, die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter im Blick zu behalten. Und die Verteilung von Projektaufgaben innerhalb des Unternehmens auf effiziente Weise zu koordinieren. Dies führt zu einer höheren Produktivität und einem reibungsloseren Projektverlauf.
Auch jeder Mitarbeiter behält stets den Überblick über das eigene Arbeitszeitkonto und Urlaubskonto und kann die eigenen Arbeitszeiten individuell auswerten. Wenn Sie als Mitarbeiter Überstunden aufgebaut haben, können Sie direkt reagieren.
Es gibt verschiedene Möglichkeiten, das Arbeitszeitkonto wieder ins Gleichgewicht zu bringen. Je nach Umsetzungsvariante dieser Ausgleichsmaßnahmen können diese in PACS entsprechend dokumentiert werden (bspw. Nutzung von Gleichzeittagen oder Auszahlung von Überstunden). Außerdem können Sie verschiedene Berichte zum Arbeitszeitkonto für sich als Mitarbeiter oder je nach Einstellung für alle Mitarbeiter erstellen.
